Assistant de direction/Assistante de direction chez ASTORIA FINANCE

​Créé en 2002, Astoria Finance est le premier groupe financier français, créateur de solutions uniques en Gestion de Patrimoine. Il totalise aujourd’hui près de 11,2 milliards d’euros d’encours.​

Basé en Île-de-France, en Rhône-Alpes, dans les Hauts-de-France, dans le Sud-Est et le Sud-Ouest, Astoria Finance compte plus de 105.000 clients, en majorité des particuliers, mais également des personnes morales, faisant confiance à une réelle expertise patrimoniale et un réel savoir-faire, fruit de l’association de multiples compétences.​

Dans le cadre d’un remplacement de congé maternité. Nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction en CDD de 6 mois. Le poste est à pourvoir dès que possible.

VOS MISSIONS

COLLECTE ET VENTILATION DES COMMISSIONS

(Ceci représente la partie la plus importante du poste en termes de temps de travail)

• Récupération des bordereaux compagnies et vérification des affectations producteurs
• Gestion des factures de commissions immobilières : saisie, suivi des paiements
• Suivi des partenariats et mandats
• Tableaux de bord mensuels : suivi hebdo, prévisions, évolutions annuelles
• Classement et mise à jour de la GED (conventions compagnies O2S+ Serveur)

MESSAGERIE GENERALE CABINET (en binôme)

• Tri et archivage des messages de la messagerie générale
• Gestion du standard téléphonique : prise de messages, écoute et rassurance du client, réponse simple sans entrer dans la technicité, transmission des priorités au collaborateur

SUIVI TRESORERIE / COMPTABILITE

• Suivi de la trésorerie hebdomadaire
• Préparation de la comptabilité pour le cabinet comptable

GESTION DU PERSONNEL

• Suivi des notes de frais
• Préparation de la paie : comptabilité, tickets restaurant, virements des salaires
• Suivi des formations
• Ressources humaines : obligations des employeurs, droits des salariés, en appui avec Alpa Comptabilité Sociale

ACHATS/ FOURNISSEURS

• Fournitures et achats pour le cabinet
• Premier contact ou contact principal pour certains fournisseurs et/ou partenaires
• Suivi des contrats fournisseurs
• Suivi du règlement des factures fournisseurs

REGLEMENTATION CABINET

• Liste des documents officiels
• Suivi des cotisations obligatoires
• Suivi des déclarations et enquêtes obligatoires : AMF, ACPR, CNCGP

ASSISTANAT DU DIRECTEUR

• Gestion du planning
• Gestion des déplacements/ Réservations transports, hébergements et invitations partenaires

VOTRE PROFIL

Qualifications requises :

• Expérience en tant qu’assistante de direction.
• Excellentes compétences organisationnelles et multitâches.
• Maîtrise de Microsoft Office.
• Excellente communication écrite et orale.
• Sens de la confidentialité.

Qualités recherchées :

• Proactivité et initiative.
• Rigueur et souci du détail.
• Autonomie et travail en équipe.

CARACTERISTIQUES DU POSTE

• Type de contrat : CDD de 6 mois​ Temps plein
• Rémunération : à partir de 24k fixe
• Tickets restaurant