Assistant·e Administratif·ve H/F chez Groupe Ares

Sous la responsabilité de la Directrice de site, vos principales missions seront :

1. ACCUEIL ET SECRÉTARIAT

Prise en charge de l’accueil téléphonique, l’accueil sur le site et l’orientation des personnes.

Lors des sessions de recrutement, accueillir les candidats et collecter les documents nécessaires à la constitution de leur dossier.

Assurer le secrétariat administratif : gestion du courrier, rédaction de correspondances, mise à jour et classement des dossiers…

S’assurer de la bonne transmission des informations du planning et des convocations associées (formations, visites médicales…) aux encadrant.es et salarié.es en insertion.

2. SUIVI ADMINISTRATIF DES SALARIÉS

Constituer le dossier administratif et informatique pour chaque entrant dans la structure et transmettre les documents aux différents interlocuteurs internes (dossiers, contrats…) et externes (DPAE, agréments, etc.).

Effectuer les démarches d’embauche pour chaque entrant (inscription au registre du personnel, demande de visite médicale, DPAE…) et assurer leur suivi (bilans de santé effectués, inscriptions à la mutuelle, mise à jour de la plateforme ASP Sub : ASP IAE et/ou ASP EA2…).

Collecter mensuellement les informations relatives à la paye des salarié.es permanents et en insertion, et les transmettre au service Paie en mettant à jour les logiciels et tableaux de suivi : RTT, Congés Payés, récupérations, absences, arrêts maladies, accidents du travail, demandes d’acompte, justificatifs de transport, régularisations… Gérer l’envoi des bulletins de paie des salarié.es permanents et en insertion.

Saisir les données de suivi des heures mensuelles (congés, formations assurées par Acces, heures de travail) dans les outils Ares de gestion du temps et de l’accompagnement (Chronos, Siham).

Aider l’équipe sociale dans les démarches administratives simples des salarié.es en insertion (prise de rendez-vous, envoi des convocations, aide à l’organisation pratique des départs/sorties si nécessaire, renseigner et mettre à jour le logiciel de suivi Siham et l’ASP).

3. SUIVI ADMINISTRATIF D’EXPLOITATION ET GESTION DU SITE/DES LOCAUX

Contribuer à la gestion des fournitures administratives et les consommables alimentaires de l’établissement.

Coordonner l’intervention des prestataires externes (vérification & maintenance : Incendie, climatisation, chauffage, etc., ménage, petites réparations, etc.) et faire leur suivi.

Contribuer au contrôle du tableau des heures remplies par les encadrants pour les heures de production : contrôle de la saisie et de la cohérence des données.

Des missions additionnelles, pourront vous être confiées en fonction des besoins.

PROCESSUS DE RECRUTEMENT

Un entretien RH

Un échange avec la Responsable d’Accompagnement Socio-Professionnel (RASP)

Un entretien avec la Directrice du site