CDI - Gestionnaire Évènementiel H/F chez Matmut

PAS JUSTE UN QUOTIDIEN !

Rattaché(e) à la Direction Moyens Généraux et Travaux Immobilier et sous la responsabilité du manager du pôle Immobilier d’Exploitation, vos missions seront de :

– Prendre en charge le pilotage des projets Évènementiels du Groupe en étroite collaboration avec la Direction Communication RSE du Groupe
– Assurer un rôle de coordination entre les diverses entités du pôle
– Contribuer à la fiabilisation, mise à jour et au suivi des Indicateurs de suivi d’activité et de performance du pôle.

PILOTAGE DES PROJETS EVENEMENTIEL
– Recueillir et analyser les expressions de besoins de la Direction Communication RSE et les divers clients internes
– Constituer une équipe projet et missionner chacun des acteurs en lien étroit avec les managers concernés (Maintenance, Sécurité, Achats, Logistique…)
– Vérifier la faisabilité technique et sécuritaire des projets
– Piloter les risques susceptibles d’impacter négativement la réalisation d’un projet
. Identifier et évaluer les risques
. Proposer et planifier les actions préventives/correctives appropriées
– Clarifier et fiabiliser, en lien avec les clients internes, les objectifs cibles des projets (coûts, qualité et délai)
– Formaliser, suivre et actualiser les plannings et budgets projets afin de garantir l’atteinte des objectifs fixés (coût, qualité et délai)
– Animer diverses réunions : de coordination, de suivi de projets et de recherche de solutions afin de formuler des propositions pertinentes aux clients internes
– Apporter un soutien et conseil aux divers acteurs et/ou parties prenantes d’un projet
– Coordonner les divers acteurs et fluidifier la circulation de l’information entre les diverses parties prenantes concernées
– Garantir l’atteinte des objectifs fixés (coût, qualité et délai)
– Réaliser des visites terrain afin de sécuriser la phase préparatoire, notamment les diverses opérations de montage et démontage entre deux événements, et suivre le bon déroulement des événements
– Clarifier la nature des prestations audiovisuelles, sécuriser la disponibilité du prestataire et déclencher les passations de commande
– Clarifier et délivrer des instructions appropriées auprès du PC sécurité afin de garantir le bon déroulement de l’événement
– Réaliser un bilan projet (organisationnel et financier) en lien avec les acteurs projets et la Direction Communication RSE
– Formaliser un reporting régulier auprès des clients internes
– Proposer des plans de progrès dans le cadre d’une amélioration continue de notre méthode de pilotage des projets événementiels

PILOTAGE DU BUDGET EVENEMENTIEL

– Etablir tous les ans le budget évènementiel en étroite collaboration avec la Direction Communication RSE et les pôles de la Direction (GT Siège et Annexes, achat et sécurité)
– Suivre l’état de consommation du budget et formaliser des alertes appropriées afin d’anticiper les dépassements et solliciter des arbitrages efficaces