Assistante de Direction H/F chez ETTIC Ile-de-France

Ettic-il -de -France Nous recherchons pour son coopérateurs :

une assistante de Direction (H/F)

Poste en intérim d’une durée 3 mois

Temps plein

Votre rôle en tant qu’assistante de direction consiste à assister l’ensemble de la direction générale dans leurs tâches quotidiennes de gestion administrative et d’organisation. Sous la responsabilité du Président et du Directeur général.

Vous aurez pour missions de :

Activités de secrétariat :
– Gérer l’accueil physique, les appels et les transferts,
– Gérer l’agenda du Directeur général et les rendez-vous de la direction,
– Prendre des notes, rédiger des comptes rendus, et mettre en forme les documents,
– Scanner, classer et archiver les documents,
– Alimenter les bases de données et les enquêtes.

Activités d’assistanat :
– Prendre en charge l’élaboration des dossiers qui vous sont confiés et en assurer le suivi,
– Réaliser des travaux administratifs, de recherche et de préparation nécessaires à la conception de documents,
– Proposer et réaliser des outils de reporting et de communication,
– Traiter, consolider et transmettre des données statistiques ou d’études,
– Assurer la mise sous plis et la préparation des salles lors des formations intra et des réunions.
– Suivre des tableaux de bord et alerter la direction

Activités de gestion :
– Gérer les commandes de votre périmètre (matériels de bureau)
– Gérer les adhésions et les dons
– Prendre en charge la logistique nécessaire à la réalisation de certains dossiers et en assurer le suivi : sinistres assurances, gestion des cartes essences, organisations de réunions, de rendez-vous, de déplacements, réservations…

Communication institutionnelle :
– Respecter les procédures et la confidentialité des informations gérées,
– Assurer la circulation de l’information,
– Transmettre face à des situations anormales, les informations nécessaires à votre responsable,
– Proposer des aménagements de procédures ou de règles de gestion qui vous semblent nécessaires pour améliorer la performance de l’activité de votre périmètre.