Assistant(e) Administratif et Commercial(e) chez Iopole

Mission principale

• Sous la responsabilité des dirigeants, l’assistant(e) administratif et commercial(e) assure un rôle clé dans le soutien aux équipes commerciales et administratives. Il/Elle est en charge de l’organisation, de la gestion des tâches administratives quotidiennes ainsi que de l’assistance aux processus commerciaux et RH.

Responsabilités principales

Gestion Administrative

• Traitement du courrier entrant et sortant.
• Gestion de l’agenda, des rendez-vous et des déplacements.
• Rédaction et préparation de documents administratifs (courriers, rapports, comptes-rendus).
• Suivi des dossiers clients et fournisseurs (facturation, contrats, relances).
• Mise à jour et gestion des bases de données internes.

Soutien à L’équipe Commerciale

• Préparation des devis, facturation et suivi des paiements.
• Suivi des commandes clients et coordination avec les services internes pour assurer la bonne exécution des contrats.
• Gestion des demandes de renseignements clients et réponse aux questions administratives.

Gestion Des Aspects Financiers

• Suivi des paiements et gestion des relances clients.
• Préparation des tableaux de bord et des rapports financiers simples.
• Suivi des notes de frais et des remboursements.

Gestion Administrative Des Ressources Humaines

• Planification des entretiens avec les candidats.
• Gestion et suivi des contrats de travail.
• Administration de l’outil SIRH (suivi des congés, dossiers salariés).
• Coordination avec le cabinet comptable pour la gestion de la paie et des déclarations sociales.
• Suivi des obligations légales en matière de gestion du personnel.

Profil recherché

Formation : Bac +2 minimum (BTS, DUT ou équivalent) en administration des entreprises, gestion commerciale ou ressources humaines.

Expérience : Première expérience réussie dans un poste similaire (1 à 3 ans), idéalement dans un environnement commercial ou administratif.

Compétences Requises

• Maîtrise des outils bureautiques.
• Bonne capacité d’organisation, gestion du temps et priorisation des tâches.
• Excellente communication orale et écrite.
• Autonomie, rigueur.
• Sens de la confidentialité et de la gestion des informations sensibles.

Qualités Appréciées

• Sens commercial et relationnel développé.
• Proactivité et dynamisme.
• Capacité à travailler dans un environnement en constante évolution.

Déroulement des entretiens

• Entretien visio/présentiel avec le directeur commercial.
• Entretien en présentiel avec les fondateurs.