Secretaire Administrative - CDI - Smabtp Dijon H/F chez SMABTP

Le ou la titulaire de la fonction “Secrétaire administrative” exerce les principales activités suivantes : Il ou elle,
– Suit et analyse le budget du site,
– Trie et transmet le courrier en recherchant, éventuellement, l’antécédent,
– Transmet et filtre les appels téléphoniques ou prend des messages et, éventuellement, renseigne le correspondant,
– Saisit et met en forme des courriers, tableaux, rapports à partir de documents manuscrits ou de prises de notes,
– Gère ses fichiers sur micro-informatique,
– Diffuse, après sélection, l’information par photocopie, télécopie, message écran, principalement au sein de son entité,
– Classe les courriers, la documentation, les dossiers,
– Réserve les salles, les titres de transport, les hôtels, pour les déplacements de son responsable,
– Tient à jour l’agenda de son responsable,
– Gère le stock de fournitures et rassemble les données propres à la gestion du matériel,
– Assure au quotidien, sous l’autorité de sa hiérarchie, le suivi de l’administration du personnel de l’entité,
– Rédige certains courriers, comptes-rendus ou documents,
– Recherche les données pour tenir à jour les tableaux de bord.
– Dans le cadre de ses activités, il ou elle peut être amené à :
– Vérifier les notes de frais des collaborateurs du service,
– Assurer l’assistance informatique auprès de secrétaires,
– Rechercher les éléments nécessaires, participer à l’établissement du budget de fonctionnement de son entité et en assurer le suivi,
– Assurer, à l’aide d’un échéancier, le suivi administratif de certains dossiers.

En outre et de façon non limitative, le ou la titulaire de la fonction peut être amené à exercer d’autres activités annexes liées à la fonction.

L’ensemble de ces activités s’effectue dans le respect des procédures, dans le cadre de directives et sous la responsabilité de l’encadrement.

Les titulaires ayant la pleine maîtrise de la fonction peuvent être amenés à coordonner techniquement l’activité de leurs collègues