Assistant direction chez 365IT

Dans le cadre d’un remplacement pour congé maternité, 365IT recherche un(e) assistant(e) de direction souhaitant occuper un poste polyvalent.

Missions principales

Administration générale

Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.

Accueillir physiquement les rendez-vous.

Réceptionner et trier le courrier.

Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour les informations).

Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.

Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting, etc.).

Réaliser des commandes de matériel, fournitures, et consommables, et vérifier la conformité des livraisons.

Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur vers les services concernés).

Suivre les procédures d’appels d’offres.

Assurer le suivi des projets internes.

Ressources Humaines

Participer à l’organisation logistique des recrutements.

Réaliser un suivi administratif du personnel.

Gérer les congés.

Gérer les notes de frais.

Assurer le paiement des salaires.

Comptabilité

Répondre aux questions du cabinet comptable.

Participer à la création du bilan (stocks, rapprochement de factures, etc.).

Enregistrer les factures fournisseurs.

Établir les factures clients.

Enregistrer les règlements clients.

Suivre les comptes de l’entreprise.

Gestion des clients

Suivre les renouvellements de contrats.

Établir les devis.

Effectuer les commandes.

Établir les factures.

Gestion des fournisseurs

Passer des commandes.

Suivre les livraisons.

Effectuer le paiement des fournisseurs.

Compétences et qualifications requises

La maîtrise de la suite Office (Word, Excel…)

De grandes aptitudes rédactionnelles et de communication orale

L’autonomie et des qualités organisationnelles

Une certaine aisance avec les outils bureautiques et collaboratifs (Intranet, réseaux sociaux internes)

La curiosité et la capacité à se former en autodidacte

Un sens développé de la confidentialité et une certaine discrétion

La courtoisie et un bon relationnel

CDD Renouvelable