Assistant Administratif H/F chez IONIS Education Group

Nous recherchons, pour l’Epitech, un(e) Assistant(e) Administratif(ve) – Epitech Strasbourg, basé(e) à Strasbourg.

Sous la responsabilité de la Direction Administrative et de la hiérarchie telle qu’elle résulte de l’organisation de l’entreprise, vos principales missions seront :

– Réceptionner les appels téléphoniques, gérer le standard
– Accueillir les visiteurs et externes, répondre aux différentes interrogationsdes élèves, enseignants et tuteurs d’élèves
– Établir les courriers (accueil, alertes, documents manquants, démission…)
– Établir les contrats des intervenants pédagogiques (CDD FO, Bons de commandes…)
– Constituer et transmettre les dossiers de demandes d’autorisations à enseigner pour lesintervenants au Rectorat
– Traiter les dossiers d’inscriptions et réinscriptions des apprenants et étudiants nécessaires à l’intégration dans le cursus
– Traiter les demandes de bourses (internes, crous, article 1…)
– Gérer le suivi administratif (effectifs…) et financier des apprenants et étudiants en formation et le suivi des impayés
– Participer à la complétion des dossiers de financements des différents dispositifs mis en oeuvreau sein de la formation conjointement avec l’équipe de développement / recrutement
– Assurer le suivi des apprenants auprès des organismes de financement : France Travail, EDOF, Transition pro…
– Qualifier et transmettre les enquêtes annuelles (auprès des entités de tutelles, SIFA…) et déclaration des effectifs (CVEC…)
– Participer à l’édition des cartes étudiantes et stagiaires de la formation professionnelle
– Suivre l’assiduité des élèves : émargement / reporter aux institutions (PE, CROUS, GEN, CPF, transition pro…) / reporter au reste de l’équipe /rappel des apprenants en cas d’absences répétées ou prolongées / Traitement des justificatifs d’absences et de retards
– Participer au lien avec les entreprises au travers du livret d’alternance, des visites en entreprise, et du suivi des évaluations en entreprise demandées par la formation
– Préparation et suivi des conseils de classe
– Occasionnellement, participer aux salons commerciaux, journées portes ouvertes et autres opérations promotionnelles