Assistant administratif en charge de la valorisation de l’accueil chez Communauté d'agglomération Rambouillet Territoires

Située au sud-ouest des Yvelines, à 50 kms de Paris, Rambouillet Territoires regroupe 36 communes et rassemble environ 80 000 habitants.

Sa situation géographique lui confère des richesses naturelles environnementales et culturelles. Elle jouit d’une attractivité économique avec plus de 170 hectares de zones d’activités.

Rambouillet Territoires a notamment pour compétence l’aménagement de l’espace communautaire, le développement économique, la voirie d’intérêt communautaire, l’environnement et le développement durable, la culture et le sport, l’action générationnelle et intergénérationnelle, l’assainissement, la GEMAPI, l’eau. Ses champs d’intervention ont fortement évolué depuis sa création et son développement a vocation à se poursuivre.

Votre mission

Missions Principales

• Accueil physique et téléphonique du public
• Réception, filtre, prise et transmission des messages téléphoniques et des courriels
• Gestion de la boîte mails de l’accueil
• Elaboration de protocoles pour un accueil de qualité différencié : usagers, élus, candidats, habitants
• Mise en œuvre des protocoles d’accueil et des protocoles de sécurité liés à l’accès au bâtiment
• Proposition de mise en valeur des espaces d’accueil du siège
• Elaboration et mise en œuvre d’un protocole de collecte et de gestion des réclamations
• Reporting des situations complexes rencontrées
• Réception, enregistrement, classement et transmission du courrier sur Dotelec
• Gestion du stock et des commandes de fournitures en lien avec le service de la commande publique
• Gestion des abonnements

Missions Ponctuelles

En soutien à la responsable du secrétariat général :

• Planification rendez-vous sur agendas, suivi et préparation des engagements professionnels
• Organisation des réunions protocolaires (agenda, salles, accueil)
• Identification et gestion de la demande et son degré d’urgence
• Mise à jour des tableaux de bord de la Direction
• Suivi du respect des délais de transmission des documents (relance auprès des directeurs)
• Traitement et veille à la bonne circulation de l’information de la Direction Générale des Services (relations internes et externes), ainsi qu’auprès des élus de la communauté d’agglomération
• Suivi de projets et activités de la direction
• Organisation des instances communautaires : assurer l’envoi des ordres du jour, les convocations, préparer fond de dossier pour le Président, DGA et DGS
• Prise de notes, saisie et mise en forme de tous types de documents divers (courriers, mails, rapports …)

Le profil idéal

Savoirs

• Excellentes capacités relationnelles
• Maîtrise des modes de communication (téléphone, messagerie, réseaux sociaux, site internet, visioconférence)
• Maîtrise des outils d’échange d’information et de planification (internet, agenda électronique partagé, planification de rendez-vous et échange de fichier en ligne)
• Maîtrise indispensable des outils de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook)
• Connaissance du logiciel Ciril

Savoir Être

• Amabilité
• Sens du service public
• Disponibilité
• Devoir de réserve / confidentialité et neutralité
• Discrétion
• Force de proposition
• Anticiper et/ou faire preuve de réactivité
• Faire preuve d’une grande rigueur et d’organisation (respect des délais, fiabilité)
• Autonomie dans l’exercice de ses missions
• Capacité à rendre compte à sa hiérarchie