Assistant direction chez Ouest Médialab

Intitulé du poste :

Assistant / Assistante de direction

Type de contrat : CDI

Temps de travail : 28 ou 35 heures par semaine, selon profil

Rémunération : selon expérience, entre 2 000 et 2 300 euros brut par mois sur 12 mois, sur la base d’un temps complet

Lieu de travail : Ouest Médialab, 28 bd Bénoni Goullin, Nantes

Horaires : à définir (télétravail possible 1 jour par semaine)

Présentation de l’association

Laboratoire ouvert et collaboratif des médias en France, Ouest Médialab met en réseau des entreprises qui comptent parmi les acteurs majeurs de l’information locale (Ouest-France, Publihebdos, le Télégramme, France 3…), mais également de nombreux médias indépendants ou associatifs, des collectivités locales, des startups, des agences et des établissements d’enseignement supérieurs et de recherche. Nantes Métropole et Google News Initiative font partie des ses principaux partenaires.

Basée à Nantes depuis sa création en 2012, l’association assure une veille sur l’innovation dans le secteur des médias, anime des ateliers pour favoriser le croisement de compétences et l’expérimentation entre professionnels et étudiants, forme les rédactions locales aux enjeux du numérique, accompagne les médias dans leurs projets de développement et organise des événements, comme le Festival de l’info locale,  pour favoriser le partage d’expériences et l’innovation.

L’association compte 70 membres et 3 salariés. Elle collabore régulièrement avec une dizaine de formateurs ou consultants.

Missions principales :

En assistanat du directeur de l’association : 

• Gestion administrative :
• Assurer la gestion quotidienne des activités administratives
• Rédiger et mettre en forme des documents (courriers, rapports, procès-verbaux…)
• Assurer la gestion administrative des formations et ateliers : traiter les demandes, instruire les dossiers, caler les interventions, contractualiser avec les intervenants,  réserver trains, hôtels et salles de formation, établir les devis, conventions, convocations, attestations, assurer le reporting des actions menées, rédiger le bilan annuel,  veiller au respect de la certification Qualiopi…
• Assurer la gestion administrative et logistique des évènements : rechercher des prestataires, gérer les déplacements et l’hébergement des intervenants, coordonner les bénévoles, assurer le suivi des conventions de partenariat…

• Suivi comptable :
• Participer au suivi de la gestion budgétaire, des dépenses et de trésorerie
• Assurer le suivi de facturation, le rapprochement bancaire, la collecte et transmission des éléments comptables
• Aider à la préparation des demandes de subventions et des rapports financiers.

• Communication 
• Assister la direction dans les actions de communication interne et externe de l’association; notamment auprès des adhérents
• Répondre aux appels entrants
• Promouvoir les actions de l’association : formations, ateliers, événements…
• Rédiger, éditer et publier des mailing (newsletters) et des messages sur les réseaux sociaux
• Assurer la liaison entre la direction et les partenaires de l’association

Profil recherché

• Formation :  Bac +2/3 en gestion, administration, assistanat de direction ou domaine équivalent

• Expérience : une première expérience professionnelle dans un poste similaire, idéalement dans le secteur associatif ou dans une TPE

• Savoir-faire :
• maîtrise des outils informatiques : suite bureautique (traitement de texte, tableurs, outils collaboratifs), logiciel de comptabilité, outils numériques de communication  (wordpress, newsletter, réseaux sociaux)
• connaissance de base de la comptabilité et de la gestion administrative d’une entreprise
• conception de tableaux de bord
• classement et archivage des documents
• maîtrise de l’anglais opérationnel

• Savoir-être
• Excellentes capacités organisationnelles et de gestion du temps
• Bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles
• Autonomie et sens des responsabilités
• Capacité à travailler en équipe et à collaborer avec des interlocuteurs variés
• Intérêt pour les enjeux du secteur associatif et les médias
• Dynamisme