Support Assistant H/F chez Symetic

À propos de Symetic-Ing :

Symetic-Ing est une société de services spécialisée dans le secteur Oil & Gas, intervenant auprès de clients internationaux pour des missions à forte valeur ajoutée. Dans le cadre de notre partenariat avec un de nos clients, nous recherchons un Support Assistant H/F.

Et à la fin de la description du poste : Pourquoi rejoindre Symetic-Ing ?

Rejoindre Symetic-Ing, c’est participer à des projets ambitieux et internationaux dans le secteur Oil & Gas, avec une équipe dynamique et passionnée par l’innovation technologique. Vous aurez l’opportunité de développer vos compétences dans un environnement stimulant et de contribuer à des projets d’envergure mondiale.

Le Support Assistant assurera un rôle clé en matière de communication et de gestion administrative des informations, en lien avec les processus internes et organisationnels de l’entreprise, et ce, dans un environnement exigeant.

• Recueil et transmission des informations : Vous serez en charge de collecter et transmettre les informations relatives aux règles de l’entreprise ainsi qu’aux procédures organisationnelles au sein des départements concernés.
• Suivi des Ressources : Suivi administratif des ressources humaines et matérielles, gestion des profils et des missions des équipes.

1. Missions Principales :

• Création et gestion des profils : Création des profils des collaborateurs et mise à jour des données nécessaires pour le bon déroulement des missions.
• Communication avec les agences de prestation : Vous transmettrez les informations concernant les missions aux agences externes de prestation et effectuerez les demandes nécessaires (ex. : attestation de rapatriement).
• Création de fiches informatives : Élaboration des fiches de renseignements pour la bonne gestion des équipes et des projets.
• Gestion des missions de terrain : Suivi des missions terrain pour s’assurer de la conformité administrative des équipes (validité des certifications, documentation, etc.).

2. Gestion du Personnel :

En tant que Support Assistant, vous serez responsable de la gestion des membres de l’équipe, qu’ils soient internes ou externes, selon les besoins spécifiques de l’entreprise.

• Suivi administratif des membres du personnel : Gestion des informations liées aux certifications et documents administratifs des employés, tels que MFC, BOSIET, passeports, visas, et assurances.
• Suivi des ressources humaines : Gestion des dossiers de suivi des collaborateurs, y compris des actions de renouvellement des documents et certifications.
• Coordination entre équipes : Vous assurerez la liaison entre les différentes équipes intégrées ou sédentaires en fonction de la répartition interne et des missions externes.

3. Outils et Logiciels :

• PLANET, NOTILUS, SAP : Utilisation de ces outils pour la gestion des données et des ressources.
• Pack Office : Maîtrise d’Excel, Word, et PowerPoint pour le suivi administratif et la création de rapports.
• Outils internes : Utilisation des outils spécifiques à l’entreprise pour la gestion de la documentation et des processus internes.

4. Compétences Requises :

• Langues : Maîtrise de l’anglais et du français (à l’écrit et à l’oral).
• Relationnel : Capacité à interagir efficacement avec les différents services et parties prenantes internes/externes.
• Autonomie : Savoir travailler de manière indépendante tout en respectant les processus internes.
• Expérience : Une expérience similaire dans un environnement de type Oil & Gas est un plus. Une connaissance des processus administratifs dans ce secteur est fortement appréciée.

5. Profil Recherché :

• Vous êtes organisé(e), méthodique, et capable de gérer plusieurs tâches de manière simultanée.
• Vous êtes réactif(ve) et faites preuve de proactivité pour résoudre les problèmes administratifs rapidement.
• Vous possédez un excellent sens de la communication et une bonne gestion des priorités dans un environnement dynamique.