Secretaire Administrative RC IARD - CDI - Smabtp Limoges H/F chez SMABTP
Au sein de SMABTP, les 220 collaborateurs experts et engagés de la Direction Régionale Nouvelle Aquitaine accompagnent 9200 sociétaires présents sur 12 départements.
Il s’agit d’une création de poste liée à la création d’un nouveau secteur commercial (Poitou Charente Limousin).
Le ou la Secrétaire administrative RC IARD exerce les principales activités suivantes :
– Suit et analyse le budget du site,
– Trie et transmet le courrier en recherchant, éventuellement, l’antécédent,
– Transmet et filtre les appels téléphoniques ou prend des messages et, éventuellement, renseigne le correspondant,
– Saisit et met en forme des courriers, tableaux, rapports à partir de documents manuscrits ou de prises de notes,
– Gère ses fichiers sur micro-informatique,
– Diffuse, après sélection, l’information par photocopie, télécopie, message écran, principalement au sein de son entité,
– Classe les courriers, la documentation, les dossiers,
– Réserve les salles, les titres de transport, les hôtels, pour les déplacements de son responsable,
– Tient à jour l’agenda de son responsable,
– Gère le stock de fournitures et rassemble les données propres à la gestion du matériel,
– Assure au quotidien, sous l’autorité de sa hiérarchie, le suivi de l’administration du personnel de l’entité,
– Rédige certains courriers, comptes-rendus ou documents,
– Recherche les données pour tenir à jour les tableaux de bord.
– Dans le cadre de ses activités, il ou elle peut être amené à :
– Vérifier les notes de frais des collaborateurs du service,
– Assurer l’assistance informatique auprès de secrétaires,
– Rechercher les éléments nécessaires, participer à l’établissement du budget de fonctionnement de son entité et en assurer le suivi,
– Assurer, à l’aide d’un échéancier, le suivi administratif de certains dossiers.
En outre et de façon non limitative, vous pouvez être amené à exercer d’autres activités annexes liées à la fonction.
L’ensemble de ces activités s’effectue dans le respect des procédures, dans le cadre de directives et sous la responsabilité de l’encadrement.