Assistant de Direction - Chantier - Anglais Professionnel H/F chez LB Ressources

Attaché au Directeur de Région, au Directeur d’Opérations ou au Directeur de Projets (Senior), l’Assistant de Projets fournit un appui à l’ensemble de l’équipe projets sur la gestion tout au long des projets, notamment en coordonnant l’information entre les différents acteurs et en contribuant à l’optimisation de la gestion du projet. Il peut également être amené à assurer des missions complémentaires comme la gestion de l’agence.

Gestion administrative et relais d’information :

Organiser des réunions ou conférences téléphoniques avec les différents intervenants du projet et le cas échéant, organiser les voyages de l’équipe interne

Assurer l’interface et la transmission des informations (mails, courriers, téléphone) entre les différents interlocuteurs / services

Mettre en place et suivre un plan de classement et d’archivage des documents de l’agence (informatique et papier si nécessaire)

Gérer l’ouverture et le suivi des affaires sur les différents outils techniques du groupe (Sell & Sign, Pluton, SWAP, KALITI…)

Gestion de la phase commerciale et études :

Mettre en forme les propositions commerciales avec les moyens techniques du groupe (Jack In The Box ou équivalent)

Sur demande, mettre en forme et diffuser des comptes-rendus clients

Assurer le suivi administratif (courrier, relance…)

Mettre en forme les commandes de nos prestataires extérieurs, bureaux d’études, architectes…

Gestion du démarrage du chantier :

Etablir et tenir à jour la liste des intervenants du chantier

Réaliser les différentes déclarations administratives liées au chantier

Etre un support au responsable de projet pendant les consultations (constitution dossiers, suivi SWAP…)

Participer à l’élaboration des contrats avec les entreprises et prestataires sélectionnés

Assurer le lancement et le suivi de Activigie (France)

Gérer le suivi des relevés météo

En accord avec le responsable du projet, commander les EPI et les fournitures diverses pour la base vie et faire la demande des besoins informatiques et téléphoniques

Participer à l’élaboration du livret d’accueil chantier et préparer les modèles de compte-rendu chantier, compte-rendu client…

Gestion de la réalisation :

Assurer le suivi des contrats et le suivi administratif

Sur demande, mettre en forme et diffuser des comptes rendus chantiers

Assurer une présence ponctuelle sur chantier

Collecter les informations nécessaires pour l’obtention d’un label ou certification environnemental

Gestion de la fin du chantier :

Participer à l’établissement et la diffusion des documents de fin de chantier

Veiller au respect du process DOE par les intervenants et après validation les diffuser au client

Assurer la finalisation des fiches Ref & GO en collaborant avec l’équipe projet et l’équipe commerciale et Etudes

Réaliser l’ensemble des tâches administratives correspondant à l’année de parfait achèvement

Réaliser l’archivage de l’ensemble des documents du projet

Missions complémentaires :

En fonction de la localisation, de la configuration de l’équipe et des besoins de GSE, l’Assistant de Projets peut être amené à réaliser des missions complémentaires comme par exemple :

Assurer la bonne tenue générale et gérer le quotidien de l’agence

Assurer l’accueil physique et téléphonique

Commander les fournitures de bureau

Rédiger les comptes-rendus de réunions, les courriers divers et établir les présentations demandées pour l’agence

Préparer l’arrivée et accueillir les nouveaux collaborateurs en collaboration avec les services supports concernés

Organiser et participer aux événements en lien avec l’agence en collaboration avec le service Marketing et Communication (si besoin)