Secrétaire administrative d'accueil H/F chez AREAMS

L’AREAMS, Association REssources pour l’Accompagnement Médico-social et Social intervient sur les champs de la prévention, de la protection, du soin, de l’éducation, de la formation, de l’inclusion et de l’action sociale et médico-sociale des enfants, adolescents et adultes. Implantée sur le département de la Vendée, l’association comprend près de 500 salariés.

Le Service Social Protection Adultes et Familles (SSPAF) recherche pour son site des Rives de l’Yon (DGSA) un-e Secrétaire administrative d’accueil (H/F) en CDI à 80 % (121.34 h/mois). En plus de l’acquisition de vos congés annuels, vous bénéficierez de 9 congés trimestriels.

Missions et Responsabilités

Missions exercées sous l’autorité du Directeur et de la Directrice adjointe par délégation

Accueil physique et téléphonique du service majeurs protégés et de l’association AREAMS :

• Gestion du standard téléphonique (2 lignes entrantes),
• Accueil téléphonique et physique d’un public diversifié (partenaires institutionnels, salariés, usagers d’un service de majeurs protégés…),
• Orientation des appels entrants de divers interlocuteurs de l’Association,
• Recherche d’informations sur le logiciel métier UNI-T,
• Gestion des répondeurs et renvoi d’appels du standard.

Gestion numérique de documents

• Réception et tri du courrier du service majeurs protégés et DGSA,
• Ouverture du courrier par antennes et du service majeurs protégés,
• Numérisation des documents entrants pour le service majeurs protégés,
• Classement de documents,
• Indexation des documents,
• Traitement spécifique de documents : numérisation et contrôle.

Suivi des assurances véhicule et assurances habitation des personnes protégées

• Mise à jour des dates d’échéances, à l’aide des factures reçues,
• Contrôle annuel de la validité,
• Contacter les assureurs pour obtention de justificatifs,
• Recueil, classement des attestations.

Compétences et Aptitudes Requises

• Aisance dans l’accueil physique et téléphonique,
• Capacité d’écoute et de reformulation,
• Sens de la communication et bonne capacité à adapter sa communication à un public diversifié,
• Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire,
• Savoir faire preuve de polyvalence,
• Sens de la rigueur,
• Capacité à s’adapter dans un environnement soumis à des sollicitations multiples,
• Maitrise des logiciels bureautiques et informatiques exigés.

Profil Recherché

Diplôme en secrétariat, gestion administrative ou domaine similaire.

Expérience dans la fonction de secrétaire d’accueil dans un service médicosocial et/ou social et connaissance du logiciel UNI-T appréciées.

Pourquoi Rejoindre Notre Équipe ?

En rejoignant notre organisation, vous intégrerez une équipe. Basée aux Rives de l’Yon. Notre structure valorise le développement personnel et professionnel de ses collaborateurs.

Comment Postuler

Si vous êtes prêt(e) à relever ce défi et que vous souhaitez contribuer au succès de notre entreprise, veuillez nous envoyer votre candidature. Rejoignez-nous pour faire partie d’une équipe engagée et solidaire.