Assistant de formation - IAE F/H chez Université de Bordeaux

L’université de Bordeaux est une grande université dynamique, responsable, attentive au bien-être de ses personnels. La rejoindre, c’est travailler dans un cadre privilégié au sein d’une communauté professionnelle particulièrement diverse et ouverte, en bénéficiant de dispositifs d’accueil et d’inclusion, de formation et de mobilité interne. C’est participer à une aventure académique, scientifique et humaine. C’est s’engager à relever les défis du XXIe siècle.

L’IAE est une composante autonome de l’université de Bordeaux. L’institut forme chaque année un peu plus de 1 000 étudiants et professionnels de niveau Master (Bac+4/+5) dans les domaines de la gestion parmi lesquels le marketing, la finance, le contrôle de gestion, la comptabilité, les ressources humaines, le management international, l’entrepreneuriat, etc.

Mission

A partir de janvier 2025, le budget de l’unité d’apprentissage est intégré au budget de l’IAE, ce qui donne une plus grande visibilité et l’entièreté du suivi administratif du contrat.

L’assistant en formation fait partie intégrante du service « formation tout au long de la vie » et est directement rattaché au chef de service. Ainsi, la bonne exécution des contrats / conventions de formation, la recherche de fonds propres, la promotion de la formation continue seront des objectifs constants. Les missions s’étendent également à des tâches administratives.

L’assistant de formation assure l’ensemble des actes de gestion administrative de l’inscription à la diplomation en passant par la saisie des plannings, l’organisation des examens ou encore la vérification des conventions de stage. Il s’agit de respecter les procédures universitaires et ou déclinées en interne (archivage). L’activité suppose l’utilisation de logiciels propres à la structure.

L’assistant de formation gère un portefeuille et est l’interlocuteur privilégié des apprenants et enseignants, responsable de mention dans ce périmètre.

Des missions spécifiques pourront être développées tel que le soutien de la pédagogie, la valorisation des actions, le renforcement des partenariats entreprises en lien avec la personne en charge des relations extérieures.

Activités Principales

Gestion matérielle et administrative d’un parcours de formation

• Vous saisissez les plannings des enseignements, vous répondez aux demandes des enseignants, vous recensez les besoins pour les examens et centralisez les sujets ;
• Vous gérez les opérations d’admission et alimentez des tableaux de bord en lien avec la soutenabilité ;
• Vous participez activement à l’organisation et au suivi des jurys de délibération, des conseils de perfectionnement et aux enquêtes de satisfaction ;
• Vous accueillez les usagers, aidez à la recherche d’un stage, et participez à l’organisation d’évènements.

Suivi administratif des contrats d’apprentissage

• Vous assurez la gestion administrative sur un logiciel interne (YPAREO) ;
• Vous envoyez mensuellement les relevés de présence et suivi des livrets d’apprentissage ;
• Vous assurez la gestion administrative et financière des ruptures.

Missions transverses au poste d’assistant de formation

• Vous vérifiez et fiabilisez les heures d’enseignement réalisées en suivant le cadre de la maquette de formation ;
• Vous contribuez au bon archivage des documents sur le réseau, renseignez le tableau de suivi des archives papier ;
• Vous fixez les dates d’examen, remplissez un tableau commun, envoyez en reprographie les sujets et êtes l’interlocuteur des surveillants.

Activités associées

• Vous proposez, soutenez et portez les projets destinés à améliorer la qualité du service ;
• Vous participez le cas échéant, à la surveillance des examens.

Profil

Titulaire D’un Diplôme De Niveau 4 (baccalauréat) Et Ayant Une Expérience Professionnelle D’au Moins 2 Ans Dans Le Domaine Administratif Ou Associatif, Cette Fonction Requiert

• des techniques de communication, d’expression écrite et orale
• une bonne connaissances des outils bureautiques et une capacité à vous adapter rapidement à de nouveaux outils
• des qualités organisationnelles (sens des priorités, respect des délais)
• un bon sens de la rigueur et des qualités relationnelles (accueil, diplomatie, travail en équipe).

Plus D’informations

C’est un poste caractérisé par des relations institutionnelles omniprésentes que ce soit avec les entreprises ou les organismes de financement.

Contexte De Travail

• Possibilité de bénéficier jusqu’à deux jours de télétravail par semaine avec un plan de formation en interne sur les sites de Pessac et Talence.
• Présence possible un samedi par mois au vu du calendrier des cours et examens

Poste basé 35, avenue Abadie – Bordeaux, accès tram ligne A arrêt “Jardin Botanique”, bus citéis 45, vélo.

CDD de 24 mois à compter du 1/04/2025 au 31/03/2027

Rémunération brute mensuelle : 2 000 à 2 135 € selon votre profil et votre expérience.

Avantages Liés Au Poste

• Forfait de congés dès votre première année de contrat
• Prise en charge à 75% de l’abonnement aux transports en commun de Gironde
• Participation à la mutuelle à hauteur de 15€ / mois
• Restauration subventionnée
• Des offres loisirs, sport et culture pour tous les personnels
• Forfait “mobilités durables” sur trajet domicile – travail
• Parcours d’accueil et formations

Processus de recrutement : après la période de publication de l’annonce, nous prendrons contact avec les candidats retenus pour un entretien organisé avec le(s) manager(s) et le chargé de recrutement.

Conseil : votre lettre de motivation est lue et nous apporte des éléments complémentaires à votre CV !

Référence de l’offre : qacsr49hye