Agent Administratif Polyvalent H/F chez Synergie

CDI – ASSISTANT ADMINISTRATI H/F – SABLET (28h/hebdo)

J’accompagne une entreprise de conditionnement (stations mobiles d’embouteillages) qui recherche son (sa) prochain (e) assistant (e) administratif.
Présente sur le territoire depuis près de 15 ans, cette société travaille auprès de domaines viticoles et caves coopératives sur les départements du Vaucluse, du Gard, des Bouches du Rhône et de la Drôme.

Au sein de cette entreprise à taille humaine, vous travaillez en lien direct avec la Direction, les équipes sur le terrain et les partenaires extérieurs (agences TT, livreurs, fournisseurs…).

Vos missions :
– Saisies des heures hebdomadaires du personnel
– Réalisation du tableau des heures de travail sur les chantiers dans les premiers jours ouvrés du mois suivant pour vérification par la Direction avant transmission aux agences d’intérim
? Calcul des moyennes horaires par camion.
? Montage des dossiers de production pour vérification par le service Qualité ? Saisies pour la facturation « CLIENTS »
? Validation des contrats sur les plateformes des agences d’intérim.
? Vérification de la réalisation effective des prestations facturées par les agences d’intérim.
? Saisie des virements des fournisseurs selon les consignes de la Direction.
– Saisie préparatoire des factures clients à J+ 1 semaine.
? Classement et archivage des factures
? Classement et archivage des dossiers de production
? Impression et suivi des factures mensuelles (télépéage, téléphone…) selon consignes de la direction.
? Suivi des factures carburant et saisies sur le logiciel PRO DOUANE pour le remboursement de la TPCPE (1 fois par trimestre)
– Indicateurs et suivis des éléments de localisation et de disponibilités des unités mobiles pour les visites périodiques (Charriots élévateurs, climatisation, APAVE…) en lien avec le service Qualité
? Prise des rendez-vous pour les visites règlementaires de sécurité pour les bâtiments
? Relais administratif auprès des services de la médecine du travail.
? Assurer l’accueil des livreurs et de la Poste, réceptionner les colis et signer les bordereaux de livraison.
? A la demande de la Direction, être en mesure de transmettre aux clients les fiches de production demandées.
? Soutien administratif sur d’autres tâches en lien avec la Direction
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