Assistant-e de Direction Directeur Financier Groupe F/H - Administration, gestion, organisation (H/F) chez PAUL WALKERS INTERNATIONAL
Descriptif du poste:
Rejoignez un groupe de premier plan et apportez votre expertise en tant que partenaire de confiance d’un dirigeant stratégique, dans un rôle exigeant et stimulant et au cœur des décisions clés
Résumé du poste : L’assistant-e de direction est rattachée au CFO Groupe. Elle gère l’agenda et les communications, prépare et organise les réunions et déplacements, et assure le suivi des projets financiers. Elle participe à la préparation des rapports financiers, à la gestion des factures et à la mise en conformité des procédures. Elle facilite également la communication interne et externe, contribuant ainsi à l’efficacité organisationnelle et stratégique de l’entreprise.
Les enjeux du poste consistent à :
– Assurer une gestion fluide et efficace des tâches administratives et des projets.
– Gérer des informations sensibles avec la plus grande discrétion.
– Gérer et s’adapter à diverses situations et priorités, tout en maintenant un haut niveau de performance.
– Faciliter la communication entre les différents services et avec les partenaires externes.
– Contribuer à la préparation et à l’organisation des réunions stratégiques
Descriptif des différentes activités
1. Support Administratif – Gestion de l’agenda : Planifier et organiser les rendez-vous, réunions et déplacements du CFO. – Préparation des réunions : Préparer les documents nécessaires, organiser les salles de réunion et gérer les invitations. – Gestion des communications : Filtrer les appels téléphoniques, gérer les courriels et la correspondance.
2. Gestion Documentaire – Préparation des rapports financiers : Aider à la préparation et à la relecture des rapports financiers et des présentations. – Archivage et classement : Organiser et maintenir les dossiers financiers et administratifs à jour.
3. Coordination des Projets – Suivi des projets financiers : Assister le CFO dans le suivi des projets financiers, en assurant la coordination entre les différentes parties prenantes. – Gestion des deadlines : Veiller au respect des échéances et des livrables des projets.
4. Support Comptable et Budgétaire – Préparation des budgets : Aider à la préparation et au suivi des budgets. – Suivi des factures : Gérer la réception, le traitement et le suivi des factures.
5. Communication et Relations – Relations avec les parties prenantes : Aider à la préparation des documents pour les réunions avec les parties prenantes. – Coordination interne : Faciliter la communication entre le CFO et les autres départements de l’entreprise. – Mise en conformité : Aider à la mise en place des procédures de conformité et au suivi des audits internes et externes.
Profil recherché:
Compétences, connaissances et aptitudes nécessaires
– Maîtrise des outils bureautiques : Excellente connaissance de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint) et des outils collaboratifs comme Google Workspace
– Gestion de projet : Capacité à planifier, suivre et coordonner les tâches et des projets
– Comptabilité et finance : Connaissance des principes comptables et financiers pour aider à la préparation des budgets, des rapports financiers et au suivi des factures
– Gestion documentaire : Compétence dans l’organisation et la gestion des documents, y compris la numérisation, l’archivage et la récupération des informations
– Langues étrangères : La maîtrise d’une ou plusieurs langues étrangères, dont l’anglais, est requise
Faire preuve d’initiatives, d’autonomie et de discrétion
– Initiatives : Être proactif en proposant des solutions et en prenant des décisions sans attendre des directives.
– Autonomie : Travailler de manière indépendante, gérer ses tâches et responsabilités sans supervision constante.
– Discrétion : Gérer des informations sensibles avec la plus grande confidentialité, en respectant la vie privée et les données de l’entreprise. Travail en équipe
– Collaboration : Travailler efficacement avec les collègues, partager les informations et les ressources, et contribuer à un environnement de travail harmonieux.
– Communication : Échanger clairement et ouvertement avec les membres de l’équipe, écouter activement et respecter les opinions des autres. Excellente communication écrite et orale pour interagir avec divers interlocuteurs et rédiger des documents clairs et précis
– Polyvalence et adaptabilité : Être capable de s’adapter à différentes situations et de gérer plusieurs tâches simultanément Sens du résultat et du respect des délais
– Orientation vers les résultats : Se concentrer sur l’atteinte des objectifs fixés, en mettant en œuvre les actions nécessaires pour y parvenir.
– Respect des délais : Gérer son temps efficacement pour respecter les échéances, en planifiant et en priorisant les tâches de manière appropriée. Sens de l’organisation et de la rigueur, et aptitude à gérer ses priorités et antici