Gestionnaire administratif·ve des recrutements Biatss (H/F) chez Université de Lille
RESPONSABILITÉS :
Sous la responsabilité hiérarchique du chef de service et en lien avec les deux chefs de bureau, le/la gestionnaire administratif·ve des recrutements BIATSS collabore étroitement avec une équipe de 4 gestionnaires de recrutement. Il/elle a un rôle clé dans la participation et la fiabilisation des processus administratifs liés aux recrutements et à la mobilité des agents.
Activités principales
– Assurer un soutien administratif à l’ensemble de l’équipe, en pilotant les différentes étapes de gestion des recrutements et mobilités, de l’instruction des demandes à la constitution des dossiers administratifs.
– Contribuer activement à l’organisation des concours ITRF 2025 : étude de recevabilité des candidatures, ainsi que la logistique liées à l’organisation des épreuves
– Garantir la fiabilisation et la mise à jour des données dans les tableaux de suivis, en assurant une transmission claire et rapide des informations aux parties prenantes.
Gestion administrative des recrutements et de la mobilité
– Réceptionner et vérifier la complétude des demandes, analyser les besoins et préparer la présentation en commission d’arbitrage.
– Consulter les services de gestion, la DEST, le service financier pour obtenir des informations nécessaires à la validation des recrutements
– Retour des décisions prises aux demandeurs, en veillant à une transmission claire et précise des informations dans des délais optimaux
– Saisir et mettre à jour les données dans les tableaux de suivi
– Gérer les demandes d’extraits de casier judiciaire et rassembler les documents pour la prise en charge des candidats par les services de gestion
– Rédiger et transmettre les courriers d’affectation auprès des gestionnaires et des candidats en respectant les délais et la conformité des informations transmises
– Réaliser le suivi des affectations temporaires : mise à jour régulière des tableaux de suivi, identification des échéances à risque et alerter les parties prenantes.
Organisation et gestion des concours et des recrutements spécifiques
– Examen des dossiers de candidature et vérification de la conformité
– Convocations des candidats et transmission dans les délais impartis
– Installation des salles, du fléchage et émargement des candidats
– Répartition des dossiers pour les jurys
– Être présent·e lors des épreuves, veiller au bon déroulement des sessions, gérer les imprévus
– Accueil des membres des jurys et des candidats, et garantir une expérience fluide et professionnelle pour tous les participants.
PROFIL RECHERCHÉ :
Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l’environnement professionnel
– Connaissances générales sur le fonctionnement et de l’organisation des établissements d’enseignement supérieur
– Connaissances des métiers exercés à l’Université
– Connaissances générales du domaine de la gestion des ressources humaines
– Bonne compréhension des enjeux spécifiques des recrutements dans le contexte universitaire
Savoir-faire opérationnels
– Capacité à instruire et analyser des demandes, en identifiant les besoins et en vérifiant la conformité des documents
– Aptitude à rédiger des courriers administratifs et à préparer des documents officiels (convocations, décisions d’affectation)
– Savoir interagir avec différents services pour collecter les informations et résoudre les questions administratives
– Capacité à transmettre des informations de manière claire, synthétique et adaptée aux interlocuteurs
– Aptitude à gérer simultanément plusieurs tâches et à prioriser les actions en fonction des échéances.
– Maîtriser les logiciels bureautiques Word et Excel; et savoir s’adapter à des nouveaux outils informatique
– Respecter les procédures
– Savoir rendre compte de son activité
Savoir-faire comportementaux
-Faire preuve de dynamisme, réactivité et discrétion
-Capacité à réagir rapidement aux demandes urgentes et aux changements de situation, en ajustant les priorités.
-Souci du détail et rigueur dans la vérification des documents et des informations transmises.
-Fiabilité dans le respect des délais et des procédures
-Capacité à communiquer de manière claire et courtoise avec les différents interlocuteurs, même en cas de situation complexe ou
-Savoir travailler en équipe et au contact avec du public
Domaines de formation et expériences souhaitables
Secrétariat Assistanat
Conditions particulières d’exercice
– Port de charge régulier pour assurer la logistique des concours