Responsable du service de la scolarité- H/F chez CY Cergy Paris Université

L’université CY Cergy Paris Université créée au 1er janvier 2020 par décret -n° 2019-1095 du 28 octobre 2019- est la fusion de l’université de Cergy-Pontoise, de la ComUE Paris Seine et de l’école d’ingénieurs EISTI, l’ILEPS et l’EPSS sont intégrées en tant qu’établissements composantes. L’ESSEC est associée par décret et intègre la gouvernance. CY Cergy Paris Université porte la compétence de politique de site au sein de «CY Initiative». Elle représente 1 200 enseignants et enseignants-chercheurs, 800 personnels administratifs et 24 000 étudiants répartis sur 14 sites.

CY Cergy Paris Université poursuit l’ambition d’être :

• Une université de la diversité fortement ancrée dans son territoire, soucieuse de la réussite de tous les publics étudiants,
• Une université internationale de recherche développant une recherche académique de pointe,
• Une université actrice de la transition sociétale et environnementale, conjuguant le transfert des connaissances vers la société (individus, entreprises, société civile) et la délivrance de formations conçues pour permettre à chacun de participer à relever les grands défis du XXIème siècle.

CY Cergy Paris Université S’est Engagé Dans Un Processus D’amélioration De Sa Politique En Matière De Ressources Humaines (démarche Human Resources Strategy For Researchers) Et a Obtenu Le Label Excellence In Research. Ce Label Représente Un Atout Pour

Améliorer la qualité de l’emploi, du développement des compétences et de l’environnement de travail des chercheurs (responsabilité sociétale des entreprises, qualité de vie au travail).

Développer l’attractivité de l’établissement,

Soutenir une forte ouverture à l’international.

Tous nos postes sont ouverts, à compétences égales, aux candidatures de personnes reconnues travailleurs handicapés et autres bénéficiaires de l’obligation d’emploi.

CY Tech est une grande école qui développe la formation continue avec la mise en place de diplôme universitaire et les mastères spécialisés, l’objectif de fructifier nos partenariats et d’ouvrir de nouveaux cursus.

CY Tech regroupe 2 instituts, un pôle humanité et design, une école de design et travaille en lien étroit avec plusieurs partenaires dans le cadre de la délivrance de double cursus. L’école est déployée sur plusieurs sites de formation Cergy-Pontoise, Pau et Saint-Germain-en-Laye et a pour perspective l’ouverture de campus à l’international.

Mission

Placé(e) Sous L’autorité Hiérarchique De L’adjoint à La Direction Administrative, L’agent Est Chargé De Mettre En Œuvre Un Plan D’action En Cohérence Avec Les Missions, Les Objectifs Et Les Moyens Humains Et Matériels Qui Lui Sont Assignés

• Accompagner la poursuite de l’organisation du service inscription de CY Tech
• Piloter pour CY Tech la mise en place de la dématérialisation et de la décentralisation des inscriptions administratives, en élaborer les procédures
• Manager et animer l’équipe permanente (1 agent de catégorie B – 1 agents de catégorie C et les vacataires en charge des inscriptions administratives
• Piloter et contrôler les activités relatives aux inscriptions administratives
• Contribuer et assurer la mise en œuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités
• Assurer le pilotage de projets transversaux s’il y a lieu notamment l’élargissement possible du périmètre des inscriptions administratives, l’annualisation du temps de travail pour les personnes du service
• Mobiliser et coordonner les moyens humains (administratifs, logistiques et techniques) et matériels nécessaires à la réalisation des objectifs de la structure
• Assurer la communication auprès des usagers et des services internes tant au niveau de la graduate school que des services centraux pour les questions liées aux inscriptions administratives
• Mettre en place un accueil de qualité à l’égard des usagers et contribuer au suivi de la qualité du service rendu.
• Assurer une veille juridique et contrôler l’application des règles et procédures administratives
• Contrôler si nécessaire le paramétrage des applications en collaboration avec la scolarité centrale, la direction numérique et le service pilotage Apogée
• Fiabiliser les enquêtes ministérielles (enquêtes 20 et 45) et académiques pour les étudiants inscrits à CY Tech et les remonter à la scolarité centrale
• Assurer une planification annuelle des activités du service
• Tenir à jour les tableaux de bord et les indicateurs
• Etre force de proposition pour l’amélioration des processus
• Etre à l’écoute des étudiants tout au long de l’année et contribuer au suivi de la qualité du service rendu.
• Les missions sont susceptibles d’évoluer en fonction de la stratégie mise en œuvre par la direction de CY Tech

Profil

• Connaissance du fonctionnement des établissements de l’enseignement supérieur, en particulier de l’université de CY Cergy Paris et de ses projets, culture d’établissement et des questions liées à la scolarité.
• Connaissance de l’environnement professionnel, de la réglementation de la scolarité dans l’enseignement supérieur
• Connaissance du concours Galaxy, des cursus pédagogique des étudiants et diplômes de la grande école CY Tech
• Connaissances des logiciels/applications métier du service (ecandidat, Parcoursup, Apogée).
• Maîtrise des logiciels Excel, Word, Powerpoint et des outils de messagerie
• Savoir planifier son activité et respecter les délais et gérer les priorités
• Simplifier et digitaliser les procédures
• Veille réglementaire sur son domaine de compétences
• Avoir une approche pédagogique de la mission (formation du personnel, relations avec le public étudiant)
• Travailler en équipe
• Discrétion (accès aux données et informations personnelles des étudiants)
• Capacité organisationnelle, autonomie, sens des responsabilités, rigueur, esprit logique, réactivité, disponibilité, esprit d’équipe.
• Capacité à rendre compte de son activité de manière synthétique et spontanée.
• Savoir gérer les conflits et faire face aux situations d’urgence
• Faire preuve de disponibilité aux périodes d’activité intense

Niveau d’études minimum requis : Licence

Congés imposés lors de la fermeture administrative de CY Tech. En général 3 semaines l’été, 1 semaine pour les vacances de Noël et 1 semaine pour les vacances de Pâques. Sauf accord spécifique, pas de congés possible en dehors des congés d’été entre la période de juin à octobre

Expérience appréciée dans une fonction similaire

Connaissance d’Apogée souhaitée : domaines inscription administrative, dossier étudiant

Connaissance des règles d’hygiène et sécurité

Maîtrise de l’anglais bienvenue

Conditions De Travail

• Poste ouvert aux agents contractuels.
• CDD de 12 mois basé à Cergy.
• 38h35 hebdomadaire | 52 jours de congés payés par an
• Remboursement 75 % du titre de transports en commun pour déplacement domicile-travail
• Participation employeur à mutuelle à hauteur de 15 € / mois
• Possibilité de télétravail (après validation de la période d’essai)
• Politique de formation interne développée

Rémunération

• Selon expérience | Grille de la fonction publique d’état (Catégorie A/IGE)