SECRÉTAIRE ADMINISTRATIF/VE H/F chez MAIRIE

Placé(e) directement sous la responsabilité du maire et en collaboration avec la secrétaire de mairie, le ou la future secrétaire administratif/ve sera chargé(e) d’apporter une aide permanente à la direction dans les missions qui lui sont dévolues en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, de suivi et gestion de dossiers spécifiques. Missions : – Gestion du secrétariat (missions diverses) – Accueillir, informer, et orienter les administrés (physique et téléphone) – Réceptionner, filtrer et orienter les appels, – Gestion du courrier et des courriels (enregistrement, transmission aux élus, enregistrement du courrier départ…) – Organiser l’agenda et prendre les rendez-vous en fonction des priorités et des disponibilités de Monsieur le Maire et des élus. – Participer à la préparation du Conseil municipal et des réunions de commissions : Rédiger l’ordre du jour, envoyer les convocations, préparer les dossiers en lien avec les réunions, rédiger et diffuser les comptes-rendus et délibérations, transmission en Préfecture et organismes extérieurs. – Gestion des élections et de la liste électorale en binôme avec la secrétaire de mairie – Etat-civil : Accueil et renseignement des usagers, instruction des dossiers (Mariage, naissance, décès…) – Délivrance des documents officiels (livrets de famille, transcription…) – Présence lors des cérémonies en polyvalence avec la secrétaire de mairie. – Gestion du cimetière – Urbanisme enregistrement et transmission au service instructeur – Rédaction des arrêtés de voirie – Associations – Gestion des évènements de la commune Profil recherché Savoirs/connaissances théoriques : – Connaissance de l’environnement territorial – Connaissance de la réglementation en matière de l’état-civil/cimetière Savoir-faire/savoirs techniques : – Connaissance des logiciels AGEDI – Etat Civil – Gestion de la population – Elections etc. – Connaissance du logiciel e-NEOS WEB (gestion inscriptions cantine – facturation- encaissement) – Maîtrise des outils bureautiques – Savoir élaborer et rédiger des rapports, notes et compte-rendu Savoir être : – Sens de l’organisation et de la gestion des priorités – Rigueur et discipline – Polyvalence – Travailler en transversalité – Anticipation, réactivité – Qualité rédactionnelle Lundi, Mardi, Jeudi et Vendredi : 8h45 – 12h00 / 13h00 à 17h45 Mercredi : 8h45 – 12 h