Hôte(sse) d'accueil et assistant(e) administratif(ive) chez GL EVENTS
GL events, groupe intégré des métiers de l’événement, opère sur trois segments : organisation d’événements, gestion d’espaces et services pour salons et congrès. Son modèle repose sur des centres de profits à taille humaine, favorisant proximité client, épanouissement professionnel, autonomie et responsabilité. Avec 1427 M€ de CA (2023) dont 45% à l’international, GL events s’appuie sur ses collaborateurs dans plus de 90 pays pour poursuivre son développement.
Poste:
Mission générale
Réceptionner les appels, accueillir les visiteurs, les clients, les fournisseurs, les prestataires, les locataires. Assurer régulièrement des tâches administratives et commerciales en interne.
Missions et responsabilités
1. Accueil :
Accueil téléphonique :
- Distribuer les appels.
- Prendre les messages, les communiquer par messagerie interne.
- Renseigner, informer le grand public, les clients, les fournisseurs, les prestataires.
Accueil physique :
- Filtrer la totalité des visiteurs du site.
- Accueillir les visiteurs, les clients, les fournisseurs et prestataires.
- Les annoncer, les faire patienter, les guider.
- Les renseigner (liste salons,…).
- Rendre divers services aux clients (renseignements, commande de taxi, Plans, guide des restaurants et hôtels, commande de fleurs…).
2. Services administratifs et commerciaux :
Administratif & Financier :
- Envoi et suivi des bons de commandes fournisseurs (tous services)
- Réceptionner les factures d’achats et les rapprocher des bons de commandes
- Centralisation des états de stocks mensuels (tous services)
- Achats et gestion des stocks de fournitures administratives et informatiques.
- Envoi de courrier (tous services)
- Réception et répartition du courrier (tous services)
- Gestion des plannings intérimaires
- Rédaction de courriers (tous services)
Autres commandes :
- Horaires lignes de bus et métro.
- Plans, guides des restaurants, hôtels.
- Guides horaires aéroport, guides des Espaces.
- Documentation liée à la Poste (accusé de réception, etc…).
Commercial :
- Assurer le tri des appels commerciaux entrants et traiter les demandes simples.
- Donner une première information commerciale afin de ne passer au Chef de Projet concerné que les demandes qualifiées.
- Envoyer par email ou par courrier les plaquettes mises à sa disposition.
- Missions ponctuelles de mise à jour de bases de données commerciales.
- Missions ponctuelles d’envoi de mailing commerciaux.
3. Autres actions :
- Assurer la rédaction et le classement des courriers et autres documents (compte-rendu, procédure, note interne, courrier, etc.),
- Archiver les factures fournisseurs
- Assurer une permanence physique sur les créneaux horaires définis.
- Envoyer par fax ou par mail la liste des hôtels, des salons, des plans d’accès.
- Gestion du courrier (Site et locataire).
- Aider à la réalisation des mailings et assurer les mises sous pli.
- Relier les dossiers.
- Archiver les dossiers de manifestations.
- Location de voitures.
- Transport : coursier (préparation des colis).
- Voyages et déplacements : billets de train et d’avion.
- Réservation hôtelière : selon le budget et lieu de rendez-vous.
- Réservations-restaurants.
4. Social :
- Mettre à jour le planning de présence et absence du personnel et distribution aux responsables de services.
- Imprimer chaque semaine un état GT de l’ensemble des collaborateurs du service.
- Établir via la GT ou tableau Excel, un planning des congés et état de présence des collaborateurs.
Profil:
Profil administratif avec une première expérience sur le même type de poste.
Aisance relationnelle et rédactionnelle.
Poste à pourvoir en CDD de 6 mois en vue d’une embauche en CDI.
Temps partiel pouvant se transformer en temps plein avec les horaires suivants : 8h-12h et 13h30-17h00 du lundi au vendredi (32,5h).
GL events, groupe intégré des métiers de l’événement, opère sur trois segments : organisation d’événements, gestion d’espaces et services pour salons et congrès. Son modèle repose sur des centres de profits à taille humaine, favorisant proximité client, épanouissement professionnel, autonomie et responsabilité. Avec 1427 M€ de CA (2023) dont 45% à l’international, GL events s’appuie sur ses collaborateurs dans plus de 90 pays pour poursuivre son développement.
Poste:
Mission générale
Réceptionner les appels, accueillir les visiteurs, les clients, les fournisseurs, les prestataires, les locataires. Assurer régulièrement des tâches administratives et commerciales en interne.
Missions et responsabilités
1. Accueil :
Accueil téléphonique :
- Distribuer les appels.
- Prendre les messages, les communiquer par messagerie interne.
- Renseigner, informer le grand public, les clients, les fournisseurs, les prestataires.
Accueil physique :
- Filtrer la totalité des visiteurs du site.
- Accueillir les visiteurs, les clients, les fournisseurs et prestataires.
- Les annoncer, les faire patienter, les guider.
- Les renseigner (liste salons,…).
- Rendre divers services aux clients (renseignements, commande de taxi, Plans, guide des restaurants et hôtels, commande de fleurs…).
2. Services administratifs et commerciaux :
Administratif & Financier :
- Envoi et suivi des bons de commandes fournisseurs (tous services)
- Réceptionner les factures d’achats et les rapprocher des bons de commandes
- Centralisation des états de stocks mensuels (tous services)
- Achats et gestion des stocks de fournitures administratives et informatiques.
- Envoi de courrier (tous services)
- Réception et répartition du courrier (tous services)
- Gestion des plannings intérimaires
- Rédaction de courriers (tous services)
Autres commandes :
- Horaires lignes de bus et métro.
- Plans, guides des restaurants, hôtels.
- Guides horaires aéroport, guides des Espaces.
- Documentation liée à la Poste (accusé de réception, etc…).
Commercial :
- Assurer le tri des appels commerciaux entrants et traiter les demandes simples.
- Donner une première information commerciale afin de ne passer au Chef de Projet concerné que les demandes qualifiées.
- Envoyer par email ou par courrier les plaquettes mises à sa disposition.
- Missions ponctuelles de mise à jour de bases de données commerciales.
- Missions ponctuelles d’envoi de mailing commerciaux.
3. Autres actions :
- Assurer la rédaction et le classement des courriers et autres documents (compte-rendu, procédure, note interne, courrier, etc.),
- Archiver les factures fournisseurs
- Assurer une permanence physique sur les créneaux horaires définis.
- Envoyer par fax ou par mail la liste des hôtels, des salons, des plans d’accès.
- Gestion du courrier (Site et locataire).
- Aider à la réalisation des mailings et assurer les mises sous pli.
- Relier les dossiers.
- Archiver les dossiers de manifestations.
- Location de voitures.
- Transport : coursier (préparation des colis).
- Voyages et déplacements : billets de train et d’avion.
- Réservation hôtelière : selon le budget et lieu de rendez-vous.
- Réservations-restaurants.
4. Social :
- Mettre à jour le planning de présence et absence du personnel et distribution aux responsables de services.
- Imprimer chaque semaine un état GT de l’ensemble des collaborateurs du service.
- Établir via la GT ou tableau Excel, un planning des congés et état de présence des collaborateurs.
Profil:
Profil administratif avec une première expérience sur le même type de poste.
Aisance relationnelle et rédactionnelle.
Poste à pourvoir en CDD de 6 mois en vue d’une embauche en CDI.
Temps partiel pouvant se transformer en temps plein avec les horaires suivants : 8h-12h et 13h30-17h00 du lundi au vendredi (32,5h).