ASSITANTE DE DIRECTION F/H chez UC-IRSA

Mission/ActivitésSous l’autorité du Directeur, vous assurez un appui organisationnel, administratif et stratégique de haut niveau. Véritable partenaire de confiance, vous facilitez la réalisation des missions de la Direction dans un contexte évolutif et contribuez à la fluidité des échanges et à la qualité des décisions.Vos principales responsabilitésAssurer le secrétariat du Directeur : gérer des agendas complexes et évolutifs, organiser réunions et déplacements, traiter les courriers et mails, assurer l’accueil des interlocuteurs internes et externes.Préparer et sécuriser les instances de gouvernance : organiser les Conseils, Bureaux et CODIR, préparer les dossiers, prendre les notes en séance et rédiger les procès-verbaux et comptes rendus.Accompagner les dossiers stratégiques et transversaux : préparer, suivre et consolider les dossiers institutionnels (dialogue de gestion, conventions, projets transversaux), veiller au respect des échéances et contribuer à l’aide à la décision.Assurer le suivi des relations sociales : préparer les convocations et dossiers, suivre les actions et engagements pris, sécuriser les échéances et relances nécessaires, en lien étroit avec la Direction et la Responsable Relations Sociales.Exercer le rôle de référent déontologie : analyser et assurer le suivi des déclarations de liens d’intérêt des membres des instances et des agents, veiller au respect des obligations réglementaires et à la traçabilité des démarches.Coordonner et fluidifier l’information : garantir la circulation des informations entre la Direction, les services et les partenaires, contribuer à la communication interne et externe.Contribuer à l’optimisation des pratiques : proposer des améliorations organisationnelles et développer l’usage des outils numériques et de l’intelligence artificielle au service de l’efficacité collective.Vous travaillez en binôme avec l’autre assistante de direction, dans un esprit de collaboration, de partage des pratiques et de complémentarité, afin d’assurer la continuité et la qualité du service. Processus de recrutementLes candidatures seront examinées par l’équipe RH.Les candidats retenus seront contactés pour un entretien de pré-qualification, suivi d’un entretien avec le Directeur et les RH.Compte tenu des responsabilités confiées, un exercice pratique de prise de notes en situation et de rédaction d’un compte rendu de type instance de gouvernance sera proposé aux candidats présélectionnés.