Assistante de Direction - Val de Briey H/F chez Fonction publique Territoriale

L’assistant(e) de direction est chargé(e) d’apporter une aide permanente à M. le Directeur Général des Services en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers. 1 Réaliser et mettre en forme des travaux bureautiques Organiser le classement et l’archivage des dossiers Connaitre les techniques de classement et d’archivage de documents, la dématérialisation de documents. Faire preuve de rigueur et d’organisation Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers Connaitre et appliquer les techniques de secrétariat (prise de note, mise en forme de courriers…). Connaître le fonctionnement d’un conseil municipal, assurer la rédaction, la transmission et le suivi des décisions du Conseil municipal. Savoir rédiger des courriers complexes et connaître la syntaxe 2 Assurer un accueil téléphonique et physique Recevoir, filtrer, orienter et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques Connaitre et utiliser l’organisation, l’organigramme et les organismes extérieurs. Avoir une présentation et une attitude professionnelle. Connaitre et appliquer les repères et outils fondamentaux, les techniques d’expression, de communication et relationnelles. Connaitre les techniques d’accueil des usagers. Utiliser les moyens informatiques, bureautiques et matériels mis à disposition Connaitre et utiliser le standard téléphonique, les annuaires, internet, les progiciels liés à son poste (tel que l’outil de gestion de planning). Adapter sa communication à des publics différents Connaitre les caractéristiques des publics. 3 Suivre des projets et les activités de la direction Renseigner les tableaux de suivi des activités du service Connaitre et utiliser les techniques d’élaboration des tableaux de suivi des activités et des tableaux de bord. 4 Organiser des réunions et l’activité du supérieur Organiser les rendez-vous en fonction des priorités et les déplacements du supérieur Connaitre les techniques de la gestion du temps et l’organisation de son travail Connaître les règles du protocole Rappeler les informations importantes et transmettre les messages Connaitre les objectifs du service et l’agenda. Établir une relation de confiance avec le supérieur Connaitre les repères fondamentaux sur le rôle et la position de l’assistant de direction en tant qu’interface entre le supérieur et ses collègues. Rédiger des ordres du jour de réunion, respecter les délais de transmission de documents, et rédiger les comptes rendus Connaitre et appliquer les techniques rédactionnelles. Assurer, le cas échéant, la suppléance de Mme la secrétaire de M. le maire. Travail à temps complet du lundi au vendredi à raison de 35h30 hebdomadaires. Régime indemnitaire (IFSE et CIA). Participation employeur à la mutuelle santé et prévoyance.