Assistant(e) de direction chargé(e) des assemblées (H/F) chez MAIRIE

Missions du poste :
– Apporter une aide permanente au DGS, au Maire et aux élus en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, de classement et suivi de dossiers,
– Suivre les dossiers administratifs et les gérer selon l’organisation du travail,
– Préparation et gestion des assemblées

Missions principales :
1/ Gestion du courrier :
– Enregistrement du courrier « Arrivée » (postal et électronique) et transmission à la direction générale et dans les différents services
– Enregistrement du courrier départ,
– Transmission du courrier départ aux services postaux.

2/ Organisation des réunions :
2.1/ Bureau municipal :
– Préparer l’ordre du jour en fonction des dossiers communiqués par la direction générale,
– Saisir le compte-rendu si besoin.
2.2/ Conseil municipal :
– Préparer la convocation, l’ordre du jour, les délibérations en lien avec les services, et l’index de séance,
– Envoyer les convocations,
– Publicité site + presse + affichage,
– Collecter les documents de travail pour le Maire et la DGS,
– Prendre des notes au cours de la séance pour la rédaction du procès-verbal,
– Saisir, afficher et télétransmettre les délibérations,
– Transmettre les délibérations aux organismes et aux services concernés,
– Tenue du registre des délibérations, des annexes et des procès-verbaux,
– Mise à jour du tableau de suivi.
2.3/ Commissions :
– Récupération et transmission des documents de travail,
– Envoyer les convocations,
– Suivi des présents/réponses.
2.4/ Arrêtés municipaux :
– Prendre les arrêtés permanents,
– Télétransmission de l’ensemble des arrêtés pris par les services.
– Etablissement du recueil des actes administratifs (délibérations, décisions).

3/ Suivi administratif des marchés publics en lien avec le service comptabilité (optionnel):
– Rédaction et gestion des marchés publics,
– Classement des pièces afférentes aux marchés,
– Saisie des dossiers,
– Application de la règlementation des marchés publics.

4/ Suivi et organisation des actes de la direction :
– Classer et archiver les dossiers :
– Réceptionner, enregistrer et vérifier les dossiers,
– Photocopier et assembler les dossiers,
– Trier, classer et archiver les documents,
– Synthétiser et présenter les informations,
– Préparer les dossiers pour les instances
– Identifier les sources de documentation.

5/ Planification et suivi :
– Gérer l’agenda de la DGS et du Maire, et prendre et organiser les rendez-vous et réunions.
– Renseigner les tableaux de suivi des activités du service,
– Assurer l’organisation logistique des réunions et des missions,
– Utiliser les logiciels et les progiciels.