Assistant technico-administratif biomédical chez Centre Hospitalier Sud Francilien

Détails de l’offre

POSTE PROPOSÉ

Assistant technico-administratif biomédical

CONTRAT

CDD; CDI; Mutation

DESCRIPTIF

Le Centre Hospitalier Sud Francilien (CHSF) et le Centre Hospitalier d’Arpajon (CHA) sont en direction commune depuis janvier 2020 et font partie du GHT Ile de France Sud, avec le CH Sud Essonne (CHSE).
Ces 2 établissements emploient plus de 4500 hospitaliers, avec des services de pointes tels que : le centre périnatal de type III, les soins en chirurgie viscérale et orthopédique

CENTRE HOSPITALIER SUD FRANCILIEN
Le Centre Hospitalier Sud Francilien (CHSF) assure des missions de proximité et de recours au sud de l’Ile-de-France, dans une quarantaine de spécialités dont trois à caractère hospitalo-universitaire, avec une offre de soins large en médecine, chirurgie, obstétrique et psychiatrie. Il comprend 1 041 lits et places dont 522 lits en médecine, 106 lits en chirurgie, 84 lits en obstétrique, 173 lits en psychiatrie, 72 lits en soins de suite et de réadaptation et 84 places d’EHPAD. Il est le siège du SAMU 91.

CENTRE HOSPITALIER D’ARPAJON
Le CH d’Arpajon est composé de 210 lits de MCO (médecine, chirurgie, USC, pédiatrie, maternité et soins palliatifs), 49 lits de SSR, 47 lits d’USLD et 116 lits d’EHPAD. Plusieurs projets architecturaux sont actuellement en cours pour augmenter les capacités en lits sur les acteurs maternité, adolescence, chirurgie ambulatoire et EHPAD.

Identification du poste
o Fonction et Localisation du Poste

• Service : Biomédical
• Fonction : Assistant technico-administratif biomédical
• Grade : catégorie B ou C / Titulaire ou Contractuel
• Localisation : Les missions de l’assistant sont à réaliser sur le périmètre du GHT (CHSF, CHSE, CHA). Le bureau principal sera situé au CHSF

o Position dans la structure
Liaisons hiérarchiques ou rattachement hiérarchique :
Chef du Département des Ressources Biomédicales,
Ingénieurs biomédicaux,

Liaisons fonctionnelles :
L’ensemble des Personnels du Département des Ressources Biomédicales
Les personnels de la DROM et plus particulièrement le service Achats et Approvisionnements
Personnels paramédicaux et médicaux des établissements
Les Personnes compétentes en radioprotection et Physique Médicale
L’ensemble des Chefs de pôle, Cadres de pôle, Chefs de service, Cadres de santé, Personnels encadrants des établissements,
Partenaires extérieurs : fournisseurs, prestataires,

o Présentation du service
La Direction des Ressources Opérationnelles et Matérielles (DROM) est composée des départements suivants :
Département Achats et Approvisionnement,
Département Logistique,
Département des Ressources Biomédicales,
Département Sécurité et Sureté,
Département Infrastructures

Présentation du Département des Ressources Biomédicales
Le Département des Ressources Biomédicales du CHSF/CHA, composé d’une équipe de 13 personnes, est organisé en quatre pôles :

• un pôle d’ingénierie composé de 3 ingénieurs biomédicaux
• un atelier biomédical composé de 7 techniciens biomédicaux
• un laboratoire de métrologie composé de 2 métrologues
• un coordonnateur technico-administratif

Le département dispose d’une GMAO spécifique au secteur biomédical, Optim CEM.
Environ 16 000 équipements sont inventoriés et gérés via cet outil. 7 500 interventions de maintenance sont réalisées par an dont 60 % en interne.
Le département gère un budget d’environ 8 M dont :

• 6 M en exploitation
• 2 M en investissement.

Le département est reconnu et accompagne toutes les évolutions de l’activité de l’établissement. Dans les années à venir, ce département pourra prendre l’envergure d’un département support de GHT.

– Temps de travail : Décompte horaire – Conformément à la charte du temps de travail du CHSF.
Travail uniquement en jours ouvrés.

Missions du poste
o Mission générales (Définition du métier)
L’assistant technico-administratif biomédical assure le soutien administratif, organisationnel et technique du service biomédical. Il participe à la gestion des équipements médicaux, au suivi des opérations de maintenance, à la traçabilité des interventions et facilitateur dans les transmissions d’informations au sein du département biomédical du service et de la DROM. C’est un maillon essentiel du service biomédical, qui garantit la fluidité administrative, la traçabilité et la coordination des opérations techniques, au service de la sécurité et de la qualité des soins.

o Mission permanentes

• Accueil physique et téléphonique et gestion administrative des demandes internes et externes du service biomédical
• Ouverture d’une demande d’intervention en GMAO pour tous les équipements déposés dans la salle de dépôt des matériels de l’atelier biomédical et gestion des non conformités
• Suivi des contrats de maintenance : prise de RDV pour les maintenances préventives, réalisation d’une évaluation annuelle avec les services concernés, remontée des difficultés aux ingénieurs, gestion des litiges avec les fournisseurs, application des pénalités, validation du service fait auprès du service des achats et des approvisionnements
• Saisie, mise à jour, archivage des interventions externes (sous-contrat et hors-contrat) sur le logiciel de GMAO // rapprochement entre les rapports d’intervention et les commandes, traçabilité des envois au service des achats et des approvisionnements
• Saisie, envoi, traçabilité des demandes d’achats et d’approvisionnement (accessoires, pièces détachées, petits matériels, intervenions à l’attachement, outillage) envoyées au service des achats et des approvisionnements
• Relance des fournisseurs pour les livraisons de pièces détachées, les interventions à l’attachement
• Rapprochement et envoi des bons de livraison et rapports d’intervention au service des achats et des approvisionnements
• Relance des commandes d’investissement, coordination des livraisons et mises en service, rédaction des bordereaux de service fait avant mise en paiement de la facture reprenant les éléments de liaison entre inventaire physique et comptable
• Assurer la mise à jour du tableau de suivi de l’investissement
• Participation aux mises en inventaires physique des équipements
• Participation à la tenue de la gestion des stocks en GMAO
• Gestion de la réforme des équipements biomédicaux en inventaire physique et extraction des données pour transmission au service des achats et des approvisionnements pour les sorties d’inventaire
• Assurer la tenue des tableaux de suivi et l’archivage des dossiers d’équipements / locations / crédits-baux
• Assurer la tenue des tableaux de suivi des contrats de maintenance
• Assurer la tenue d’un tableau des marchés d’accessoires, de pièces détachées, de prestations de maintenance
• Extraire les données de refacturation des pièces détachées du CHA
• Assurer l’interface entre les quais de livraison / magasin et l’atelier biomédical
• Commander les fournitures de bureau
• Assurer la prise de téléphone des ingénieurs et assurer des tâches de secrétariat
• Enregistrer et assurer le suivi des réclamations des clients internes et des fournisseurs
• Assurer la collecte des congés / RTT des agents du département des ressources biomédicales

Particularités de la fonction
o Compétences requises (formation/qualification)

• maîtriser les outils bureautiques et des logiciels de gestion technique (GMAO, Excel, etc )
• être capable de travailler en équipe pluridisciplinaire
• disposer de capacités d’adaptation
• être réactif
• être rigoureux
• avoir le sens de l’organisation
• savoir gérer les priorités
• savoir gérer le stress
• être autonome
• avoir le sens du contact
• savoir respecter le secret médical
• être doté de discrétion professionnelle
• connaître le milieu hospitalier

o Qualités professionnelles

• Esprit d’analyse et de synthèse
• Objectivité et Intégrité
• Discrétion et Respect du secret professionnel
• Dynamisme et Autonomie
• Force de proposition

o Formation et / ou qualifications requises

• Bac à Bac+2 (secrétariat médical, gestion administrative, BTS/DUT en gestion, formation biomédicale ou médico-technique
• Expérience en milieu hospitalier ou dans un service technique/biomédical appréciée

PERSONNE À CONTACTER

ETABLISSEMENT

Centre Hospitalier Sud Francilien
40 avenue Serge Dassault
91106 Corbeil-Essonnes