Assistant de Direction F/H chez OXIAM

L’assistance de Direction, au fonctionnement courant du secrétariat de la mission, porte sur les tâches et les missions suivantes : La gestion des moyens matériels alloués aux nouveaux arrivants au sein de la mission (la fourniture d’outils informatiques, les demandes de création d’adresses courriels et de droits d’accès informatiques, les demandes de badges pour accéder aux locaux, …); – La participation à l’organisation d’évènements (opérations de communication, séminaires, conventions, accueil d’invités/délégations, …) incluant la logistique technique et opérationnelle (transports, repas, réservation de salles…) ; – La gestion des courriers « arrivés » et « départs » ; l’enregistrement du courrier « arrivé »et la répartition de celui-ci au sein des équipes ; le suivi des réponses à faire aux courriers réceptionnés et la participation à la rédaction des courriersL’organisation de réunions externes et internes en adéquation avec les agendas des personnes concernées (réservation de salles, visio via Teams, etc…) ; – Les réservations de salle en interne et en externe ; – Les réservations de repas, de transports et d’hébergement à la demande des directeurs de projets ; – L’établissement de comptes rendus de réunions à la demande du Chef de la mission ou du Directeur des études ; – La mise à jour permanente des listes de diffusion de documents en interne et en externe (les acteurs et les financeurs du projet, l’Etat, les collectivités territoriales, …) ;La gestion quotidienne des stocks de fournitures de bureau et d’informatique ainsi que des équipements de protection individuelle (EPI),La gestion quotidienne du parc automobile (prendre les RDV pour les révisons et les réparations, participer à la rédaction des déclarations d’accident, programmer le renouvellement du parc et établissement d’un tableau de réservation des véhicules) ; La saisie des notes de frais à la demande des agents.