Assistant de Direction en Groupement Associatif H/F chez Skayl

Détail du poste

En qualité d’assistant de direction ” au sein de notre groupement associatif ,vous facilitez le fonctionnement quotidien des activités internes de notre organisation à taille humaine composée de 15 talents. L’organisation est située au centre de la ville de Mulhouse.

Vous garantissez la fluidité des échanges au sein de notre organisation auprès de vos clients internes mais également externes.

Vous occupez un poste clef, en support opérationnel des managers et les équipes ( direction générale , service comptabilité, direction des opérations, service formation). Vous contribuez à la bonne organisation administrative, à la coordination entre services et à la gestion de la communication externe avec les familles, les locataires, les partenaires , les porteurs de projets en habitat et les institutionnels.

Votre poste s’inscrit dans un environnement où la précision et la qualité d’exécution comptent. Vous travaillez en lien direct avec la directrice générale et les responsables de services afin d’assurer un suivi rigoureux des dossiers relevant des services généraux, de la comptabilité, du pôle de formation. Vous gérez plusieurs sujets simultanément, en gardant toujours une attention particulière aux priorités et à la cohérence des informations.

Vos principales missions sont les suivantes :

– Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs et des interlocuteurs externes.
– Gérer la messagerie, les fiches de prise de contact et la diffusion des informations internes.
– Coordonner les actions administratives liées à la formation et au suivi des process de formation Qualiopi.
– Préparer et suivre les dossiers administratifs en appui des managers.
– Organiser les réunions, déplacements et agendas de direction.
– Participer à la communication de l’entreprise, notamment sur les réseaux sociaux.
– Contribuer à la mise à jour et à la qualité des supports internes.

Ce poste requiert rigueur, sens de l’organisation et capacité à anticiper les besoins pour faciliter le travail collectif.

Le profil recherché

Vous appréciez les missions où la précision et la méthode sont déterminantes dans un environnement riche de Sens tourné vers l’aide à autrui.

De formation Bac +2 en assistanat de gestion, en assistanat de direction, ou en assistanat PME/PMI, vous disposez d’une expérience professionnelle réussie , sur un poste en assistanat administratif polyvalent ou en coordination de projets dans le secteur de l’habitat et/ou du logement social , au sein d’une agence, d’une entreprise du un groupement associatif en lien avec les secteurs cités.

Vous savez gérer plusieurs dossiers en parallèle sans perdre en efficacité. Vous avez une communication claire, écrite comme orale, et savez adapter votre ton à vos interlocuteurs internes et externes.

Les compétences attendues sont :

– Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de messagerie.
– Bonnes connaissances des pratiques administratives liées à la formation et à Qualiopi.
– Capacité à rédiger, relire et structurer des documents professionnels.
– Sens du service, discrétion et respect de la confidentialité des informations.
– Organisation rigoureuse et gestion des priorités dans un rythme soutenu.
– Capacité à collaborer efficacement avec les managers et les équipes.

En qualité d’assistant de direction ” au sein de notre groupement associatif ,vous facilitez le fonctionnement quotidien des activités internes de notre organisation à taille humaine composée de 15 talents. L’organisation est située au centre de la ville de Mulhouse.Vous garantissez la fluidité des échanges au sein de notre organisation auprès de vos clients internes mais également externes. Vous occupez un poste clef, en support opérationnel des managers et les équipes ( direction générale , service comptabilité, direction des opérations, service formation). Vous contribuez à la bonne organisation administrative, à la coordination entre services et à la gestion de la communication externe avec les familles, les locataires, les partenaires , les porteurs de projets en habitat et les institutionnels. Votre poste s’inscrit dans un environnement où la précision et la qualité d’exécution comptent. Vous travaillez en lien direct avec la directrice générale et les responsables de services afin d’assurer un suivi rigoureux des dossiers relevant des services généraux, de la comptabilité, du pôle de formation. Vous gérez plusieurs sujets simultanément, en gardant toujours une attention particulière aux priorités et à la cohérence des informations. Vos principales missions sont les suivantes : – Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs et des interlocuteurs externes. – Gérer la messagerie, les fiches de prise de contact et la diffusion des informations internes. – Coordonner les actions administratives liées à la formation et au suivi des process de formation Qualiopi. – Préparer et suivre les dossiers administratifs en appui des managers. – Organiser les réunions, déplacements et agendas de direction. – Participer à la communication de l’entreprise, notamment sur les réseaux sociaux. – Contribuer à la mise à jour et à la qualité des supports internes. Ce poste requiert rigueur, sens de l’organisation et capacité à anticiper les besoins pour faciliter le travail collectif.