Assistant de Direction au Service Vie Associative - Villepinte H/F chez Fonction publique Territoriale
La ville de Villepinte recrute Un Assistant de Direction au service Vie Associative (F/H) La Direction est composée des services Vie associative, location de salle, relations internationales et Espaces V. La direction se situe aux Espaces V – 1 Avenue Jean Fourgeaud et comprend une diretcrice, une assistante de direction, un chargé de mission « Vie associative », deux agents administratifs, un régisseur Espaces V et 4 agents polyvalents. Sous l’autorité de la Directrice, vous aurez la responsabilité de l’assister dans la gestion de l’activité quotidienne du service. Filière Administrative- Cadre d’emplois des Adjoints administratifs/Rédacteur Temps de travail 39H hebdomadaires : 23 jours de RTT et de 25 jours de congés. Horaires : de 8H30 à 12H15 et de 13H30 à 17H35 Rémunération statutaire, prime annuelle et régime indemnitaire afférent à la catégorie. Participation employeur pour la mutuelle/prévoyance conventionnée Comité d’½uvres sociales du personnel Mission 1 : Gestion du planning de la Directrice * Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques de la Directrice * Accueillir ses rendez-vous * Préparer les dossiers administratifs pour les réunions et commissions Mission 2 : Gestion administrative et financière ? Traitement des demandes associatives/location des salles par courriers et mails, ? Procéder aux encaissements des locations des salles, ? Gestion de la régie, ? Liquidation des dépenses dans le cadre des subventions, ? Etablir des bons de commande ? Tri, classement, archivage des dossiers du service. Mission 3 : Gestion RH * Organisation des plannings d’activité * Planification des congés (utilisation du logiciel Astre RH) * Gestion des heures supplémentaires * Suivi des dossiers des agents /recrutements Mission 4 : Gestion et suivi des travaux et interventions * Gestion des demandes de travaux, interventions auprès des servie internes concernés * Faire le suivi des interventions en appuie de l’équipe des espaces V INTERETS ET DIFFICULTES DU POSTE * Respecter scrupuleusement les procédures et les délais, * Savoir gérer les urgences * Etre capable de détecter les besoins et attentes des associations.