Assistant de Direction & Assistant Juridique F/H chez Havas SAS

Havas est un groupe mondial de conseil en communication parmi les leaders du secteur. Multiculturel, ce Groupe est présent dans plus de 100 pays avec un vaste réseau d’agences et des accords d’affiliation. Plus de 23.000 collaborateurs mettent leur créativité et leur expertise au service de chaque client et de ses besoins spécifiques.

Missions :

Rattaché(e) au Secrétaire Général, vous assurez l’assistance opérationnelle, administrative et organisationnelle de ce dernier en garantissant la fluidité des échanges, la gestion de priorités et la confidentialité des informations.

Vous assurez également le support administratif et organisationnel du pôle corporate, notamment la préparation et le suivi des instances de gouvernance (Conseils d’administration, Assemblées générales, Comités, …) ainsi que la gestion des formalités légales et des relations avec les administrateurs et les commissaires aux comptes.

Vos principales missions seront les suivantes :

En matière d’assistanat

Accueil des interlocuteurs internes et externes

Gestion des appels téléphoniques

Suivi des agendas, coordination des rendez-vous et arbitrage des priorités

Organisation logistique des réunions internes et externes

Préparation et organisation des déplacements professionnels et privés en France et à l’étranger : gestion des réservations de vols, trains, hôtels, taxis, etc.

Saisie des notes de frais

Gestion des abonnements (presse principalement), du courrier et des commandes de bureau

Rédaction, mise en forme et diffusion de documents (courriers, notes, comptes rendus, présentations).

Mise à la signature de documents et suivi / relance et classement

En matière juridique

Préparation et organisation des Conseils d’administration :
Organisation matérielle des réunions (impression et préparation des dossiers, mise à disposition de fournitures, commandes de repas, …) 

Envoi des convocations aux administrateurs et aux commissaires aux comptes 

Envoi des présentations PowerPoint et des documents via la plateforme dédiée aux administrateurs 

Mise en forme et signature des procès-verbaux et leur retranscription dans les registres légaux

Préparation et organisation des Assemblées Générales :
Organisation des consultations par écrit (envoi, suivi des retours, signatures électroniques) 

Organisation logistique des assemblées générales

Mise en forme et signature des procès-verbaux et leur retranscription des procès-verbaux dans les registres légaux

Préparation et organisation de différents Comités :
Organisation des réunions, impression et envoi des documents pour le Comité des rémunérations 

Mise en forme et signature des procès-verbaux

Relations avec les administrateurs et réponses aux demandes et envoi de documentation 

Relations avec les Commissaires aux Comptes :
Organisation des réunions et transmission des documents juridiques et réponse à leurs demandes