Assistant Administratif·ive - Direction Sqe H/F chez EUROPORTE
L’Assistant(e) Administratif(ive) (H/F) exécute les demandes de sa hiérarchie et anticipe ses besoins en optimisant l’organisation et la communication de l’information au sein de la Direction SQE et avec les autres Directions / Régions.Missions principales :Gestion des habilitations :- Edition et envoi des documents d’habilitation aux opérateurs jusqu’à la mise en place de Rail Cube- Renommage et classement des documents d’habilitation des opérateurs dans les dossiers sous ADHOC- Gestion des demandes de RDV de visite d’aptitude médicale et psychologique ferroviaire – Planification des rendez-vous – Demande de rendez-vous – Envoi des convocations – Suivi de la facturation- Mise à jour des données des conducteurs de train sur le Registre National des Licences- Préparation et transmission des dossiers de demande et renouvellement des licences européenne de conducteur de train- Saisie de données dans le registre des habilitations sous couvert des personnes habilitées- Gestion des formations électriques et risques ferroviaires- Gestion des sorties des effectifs des agents – Archive dossier informatique et papier – Envoi des documents d’habilitations aux opérateurs – Mise à jour du fichier de suiviGestion documentaire (Direction SQE) :- Gestion des stocks de documentation imprimée- Envoi de documentation imprimée en région- Diffusion de documents aux opérateurs dans l’outil dédié- Vérification de la mise en forme des documents- Relance périodique des tâches non acquittées (revue documentaire, validation en souffrance)Support au pilotage du Système de Management Intégré :- Mise en forme de documents- Gestion de l’affichage SQE dématérialiséGestion administrative de la Direction SQE :- Réalisation de compte-rendu de réunion- Préparation de courrier- Préparation de support de présentation- Gestion des commandes- Organisation des réunions et séminaires (réservation de salle…)La liste des missions énoncées ci-dessus n’est pas exhaustive. Elle pourra évoluer en fonction des besoins du service et des opportunités.