Agent administratif / Agente administrative chez 55

L’Agent administratif assure la coordination administrative et opérationnelle entre les différents services de l’entreprise.
Il/elle prend en charge les demandes clients (établissements scolaires, associations, entreprises, collectivités), élabore les devis, enregistre et suit les commandes, met à jour les plannings si besoin, et assure la liaison avec le service comptabilité pour la facturation.
Elle/il contribue à la continuité du service en intervenant sur la planification en cas d’imprévu.

Tâches et responsabilités

Accueil et relation client :
– Réception et traitement des appels téléphoniques et des courriels.
– Information, renseignement et accompagnement des clients (établissements scolaires, associations, entreprises, collectivités).
– Transmission et suivi des demandes de transport.
– Gestion des réclamations ou ajustements en lien avec les clients et les conducteurs.

Gestion administrative et commerciale :
– Rédaction, réception et envoi des devis selon les demandes reçues
– Saisie, validation et suivi des commandes clients.
– Mise à jour des dossiers clients et archivage des documents.
– Transmission des informations importantes aux différents services (exploitation, direction, comptabilité).
– Mise en place des dossiers de facturation.

Suivi facturation et coordination avec la comptabilité du siège :
– Vérification des éléments nécessaires à la facturation (devis validés, bons de commande, informations clients).
– Transmission des données au service comptabilité pour émission des factures.
– Signalement des cas particuliers (ex. : plusieurs payeurs, modifications de prestations, erreurs à corriger).
– Réception et transmission des retours du siège concernant la facturation.
– Traitement des constats amiables en collaboration avec les services techniques

Gestion du planning d’exploitation :
– Intervention ponctuelle sur la planification en cas d’imprévu (absence, astreinte), ceci en complément de vos collègues de l’exploitation.
– Affectation et ajustement des conducteurs selon les disponibilités.
– Communication et coordination avec vos collègues et responsables pour assurer la bonne exécution des services.