Office Manager - Conseil & Pilotage Administratif H/F chez SOMA
Les missions du poste
Vis le conseil So’Smart en rejoignant SOMA !
– Un cabinet de conseil parisien expert et pure player de la data de cinquante consultants
– 5 practices internes (Data platform foundations, Data platform services, Data analytics, Data science & IA et Data driven) permettant de développer nos savoir-faire, d’avoir une approche produit et solution pour nos clients et de libérer l’intrapreneuriat pour créer encore plus de valeur
– Un parcours consultant adapté à chaque projet professionnel (community leader, practice manager…)
Afin d’accompagner la forte croissance de SOMA, cabinet de conseil spécialisé dans la Data, nous sommes à la recherche de notre futur(e) Office Manager pour structurer, suivre et optimiser nos activités de pilotage administratif, financier et commercial.
Ta mission :
En tant qu’Office Manager, tu seras au coeur du fonctionnement de SOMA. Véritable chef(fe) d’orchestre de l’ADV, de la facturation, du pilotage administratif et du suivi des chiffres, tu assureras la coordination entre les équipes business, finance et delivery pour garantir une activité fluide et efficace.
Tes principales responsabilités :
· Suivi des CRA & facturation (régie et forfait) : Centralisation des CRA (Compte Rendu d’Activité), édition des factures, gestion des échéanciers, vérification des données.
· Administration des ventes (ADV) : Création des comptes clients, gestion des contrats, suivi des commandes & des relances.
· Pilotage des tableaux de bord : Construction, mise à jour et diffusion des KPI business, staffing, chiffre d’affaires, rentabilité…
· Coordination des chiffres : Suivi des temps, budgets, marges projets, en lien avec les business managers et la direction.
· Support aux équipes commerciales : Préparation des supports, aide à la réponse aux appels d’offres, vérification des données contractuelles.
· Relation clients / relances : Relances clients pour paiements, gestion des litiges factures et demandes administratives.
· Interface avec l’expert-comptable et le cabinet social : Transmission des éléments variables, suivi des charges, contrôle des éléments de clôture.
· Relation avec les consultants et les équipes : Assurer un lien régulier avec les consultants pour répondre à leurs besoins et relayer les informations internes (climat de confiance avec les collaborateurs)
· Organisation d’événements : Participer activement à la préparation et à la coordination des événements internes (team buildings, afterworks) pour renforcer la cohésion/culture d’entreprise. Contribuer à l’organisation logistique des événements externes (meetups, salons, soirées) en lien avec les équipes RH, communication et direction
Le profil recherché
Profil recherché
· Bac +2 à Bac +5 en gestion, comptabilité, ou assistanat de direction / gestion PME
· Tu as 2 ans d’expérience minimum sur un poste similaire, idéalement en cabinet de conseil ou ESN
· Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel (formules, TCD, tableaux de suivi) et PowerPoint (présentations structurées et percutantes), Google Sheets, outils CRM ou ERP (BoondManager est un plus)
· Tu es rigoureux(se), proactif(ve), tu sais jongler entre plusieurs missions avec bonne humeur et efficacité
· Tu es force de proposition, orienté(e) solutions et tu fais parler les chiffres
Bienvenue chez SOMA
Vis le conseil So’Smart en rejoignant SOMA !
– Un cabinet de conseil parisien expert et pure player de la data de cinquante consultants
– 5 practices internes (Data platform foundations, Data platform services, Data analytics, Data science & IA et Data driven) permettant de développer nos savoir-faire, d’avoir une approche produit et solution pour nos clients et de libérer l’intrapreneuriat pour créer encore plus de valeur
– Un parcours consultant adapté à chaque projet professionnel (community leader, practice manager…)
Mais aussi…
Pourquoi nous rejoindre ?
– Tu seras le bras droit administratif et financier des associés
– Tu participeras activement à la structuration d’un cabinet en forte croissance
– Tu intégreras une équipe passionnée, bienveillante et exigeante, dans un environnement stimulant
– Tu pourras évoluer vers des fonctions de gestion / finance / direction administrative
Siège basé dans le 2ème arrondissement de Paris
Télétravail Partiel
Processus de recrutement :
1) 1er échange RH en visio
2) 2ème échange en visio avec un leader technique
3) 3ème échange sur site avec un membre du CODIR
Afin d’accompagner la forte croissance de SOMA, cabinet de conseil spécialisé dans la Data, nous sommes à la recherche de notre futur(e) Office Manager pour structurer, suivre et optimiser nos activités de pilotage administratif, financier et commercial.Ta mission :En tant qu’Office Manager, tu seras au coeur du fonctionnement de SOMA. Véritable chef(fe) d’orchestre de l’ADV, de la facturation, du pilotage administratif et du suivi des chiffres, tu assureras la coordination entre les équipes business, finance et delivery pour garantir une activité fluide et efficace.Tes principales responsabilités :· Suivi des CRA & facturation (régie et forfait) : Centralisation des CRA (Compte Rendu d’Activité), édition des factures, gestion des échéanciers, vérification des données.· Administration des ventes (ADV) : Création des comptes clients, gestion des contrats, suivi des commandes & des relances.· Pilotage des tableaux de bord : Construction, mise à jour et diffusion des KPI business, staffing, chiffre d’affaires, rentabilité…· Coordination des chiffres : Suivi des temps, budgets, marges projets, en lien avec les business managers et la direction.· Support aux équipes commerciales : Préparation des supports, aide à la réponse aux appels d’offres, vérification des données contractuelles.· Relation clients / relances : Relances clients pour paiements, gestion des litiges factures et demandes administratives.· Interface avec l’expert-comptable et le cabinet social : Transmission des éléments variables, suivi des charges, contrôle des éléments de clôture.· Relation avec les consultants et les équipes : Assurer un lien régulier avec les consultants pour répondre à leurs besoins et relayer les informations internes (climat de confiance avec les collaborateurs)· Organisation d’événements : Participer activement à la préparation et à la coordination des événements internes (team buildings, afterworks) pour renforcer la cohésion/culture d’entreprise. Contribuer à l’organisation logistique des événements externes (meetups, salons, soirées) en lien avec les équipes RH, communication et direction