Office Manager (h/f) - CDI - Courbevoie (92) chez I-TRACING

Dans un contexte de forte croissance et de structuration de l’entreprise, l’Office Manager joue un rôle clé dans le bon fonctionnement quotidien du siège, la qualité de l’environnement de travail et la coordination des services généraux pour une population majoritairement composée d’ingénieurs en cybersécurité. Interlocuteur privilégié des collaborateurs du siège et relais des sites en région, il/elle contribue activement à l’expérience collaborateur, à la qualité de vie au travail et à l’image professionnelle de l’entreprise.

• Gestion quotidienne des locaux du siège : fonctionnement, entretien, sécurité, propreté, logistique

• Pilotage des prestataires (ménage, maintenance, sécurité, accueil, fournisseurs divers…)

• Suivi des contrats, devis et budgets liés aux services généraux

• Coordination des besoins des sites en région en lien avec les relais locaux

• Contribution à l’organisation des déménagements, réaménagements et à l’optimisation des espaces de travail

• Organisation de l’accueil des visiteurs, partenaires, clients et candidats

• Contribution à une expérience fluide et qualitative et sécuritaire dès l’arrivée sur site

• Gestion des fournitures de bureau, consommables et équipements du quotidien

• Pilotage de la gestion des goodies : choix des objets, relation fournisseurs, commandes et suivi des stocks

• Participation à l’amélioration continue du cadre de travail et de la vie de bureau

• Organisation d’événements internes : petits-déjeuners, afterworks, moments de convivialité, team building, réunions d’équipe élargies, cocktails clients…

• Coordination logistique d’événements avec traiteur (devis, commandes, installation, suivi)

• Organisation ponctuelle d’événements à l’externe (réservations de lieux, restaurants)

• Interface avec les équipes internes pour comprendre les besoins et assurer une expérience fluide

• Gestion des calendriers, aspects logistiques et respect des budgets alloués

• Interface avec les équipes RH, IT, Finance et Direction sur les sujets de fonctionnement du site

• Support logistique aux équipes internes (réunions, événements, formations)

• Contribution à l’onboarding des nouveaux collaborateurs sur leur accueil, les aspects matériels et pratiques (badges, leur équipements…)

• Contribution à la mise en œuvre des règles de sécurité et de prévention sur site

• Suivi des obligations réglementaires liées aux locaux (affichages obligatoires, registres, conformité)

• Participation aux actions d’amélioration des conditions de travail et du bien-être au bureau

• Soutien administratif aux 2 dirigeants et/ou à l’équipe de direction

• Préparation de rapports, présentations et documents

• Organisation des voyages et des déplacements des directeurs

• Coordination des projets et des initiatives au nom des dirigeants

• Interactions quotidiennes avec les collaborateurs du siège

• Relations régulières avec les managers et les équipes RH, IT, Finance

• Coordination avec de nombreux prestataires externes

• Rôle de référent services généraux et vie de bureau pour les sites en région

• Excellentes capacités d’organisation et de priorisation

• Sens du service et du collectif très développé

• Capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle

• Aisance relationnelle et communication efficace

• Maîtrise des outils bureautiques (Suite Office / Google Workspace)

• Anglais courant

• Proactivité et autonomie

• Sens pratique et orientation solutions

• Fiabilité, discrétion et professionnalisme

• Entreprise en forte croissance dans un secteur stratégique et innovant (cybersécurité)

• Poste central, transverse et très opérationnel

• Impact direct sur l’expérience collaborateur et la vie de l’entreprise.

Chez I-TRACING nous sommes avant tout des passionnés de cybersécurité, mais pas uniquement !

Choisir I-TRACING, c’est rejoindre une société :

• Qui fait du bien-être et de l’équilibre de vie de ses salariés une priorité, reconnue par le label Happy At Work

• Qui met en œuvre un accompagnement de proximité de chaque collaborateur par un manager technique, responsable d’une équipe à taille humaine. Celui-ci garantit le suivi de votre activité et le développement de votre carrière (plan de formation personnalisé, passage de certifications, évolution de carrière, mobilité interne).

• Qui vous ouvre des opportunités en France (Nantes, Lyon, Annecy & région parisienne) et à l’international (Montréal, Hong Kong, Malaisie, Suisse, Angleterre, Allemagne..)

• Dont l’expertise technique, l’engagement et le sens du service client sont reconnus sur le marché

• Aux valeurs fortes de cohésion, de curiosité, d’esprit d’initiative, de solidarité et de bienveillance

• Qui permet le financement de projets collaboratifs (teamstarter) pour animer le quotidien au travail et maintenir une ambiance chaleureuse.

Dans un contexte de forte croissance et de structuration de l’entreprise, l’Office Manager joue un rôle clé dans le bon fonctionnement quotidien du siège, la qualité de l’environnement de travail et la coordination des services généraux pour une population majoritairement composée d’ingénieurs en cybersécurité. Interlocuteur privilégié des collaborateurs du siège et relais des sites en région, il/elle contribue activement à l’expérience collaborateur, à la qualité de vie au travail et à l’image professionnelle de l’entreprise.

• Gestion quotidienne des locaux du siège : fonctionnement, entretien, sécurité, propreté, logistique

• Pilotage des prestataires (ménage, maintenance, sécurité, accueil, fournisseurs divers…)

• Suivi des contrats, devis et budgets liés aux services généraux

• Coordination des besoins des sites en région en lien avec les relais locaux

• Contribution à l’organisation des déménagements, réaménagements et à l’optimisation des espaces de travail

• Organisation de l’accueil des visiteurs, partenaires, clients et candidats

• Contribution à une expérience fluide et qualitative et sécuritaire dès l’arrivée sur site

• Gestion des fournitures de bureau, consommables et équipements du quotidien

• Pilotage de la gestion des goodies : choix des objets, relation fournisseurs, commandes et suivi des stocks

• Participation à l’amélioration continue du cadre de travail et de la vie de bureau

• Organisation d’événements internes : petits-déjeuners, afterworks, moments de convivialité, team building, réunions d’équipe élargies, cocktails clients…

• Coordination logistique d’événements avec traiteur (devis, commandes, installation, suivi)

• Organisation ponctuelle d’événements à l’externe (réservations de lieux, restaurants)

• Interface avec les équipes internes pour comprendre les besoins et assurer une expérience fluide

• Gestion des calendriers, aspects logistiques et respect des budgets alloués

• Interface avec les équipes RH, IT, Finance et Direction sur les sujets de fonctionnement du site

• Support logistique aux équipes internes (réunions, événements, formations)

• Contribution à l’onboarding des nouveaux collaborateurs sur leur accueil, les aspects matériels et pratiques (badges, leur équipements…)

• Contribution à la mise en œuvre des règles de sécurité et de prévention sur site

• Suivi des obligations réglementaires liées aux locaux (affichages obligatoires, registres, conformité)

• Participation aux actions d’amélioration des conditions de travail et du bien-être au bureau

• Soutien administratif aux 2 dirigeants et/ou à l’équipe de direction

• Préparation de rapports, présentations et documents

• Organisation des voyages et des déplacements des directeurs

• Coordination des projets et des initiatives au nom des dirigeants

• Interactions quotidiennes avec les collaborateurs du siège

• Relations régulières avec les managers et les équipes RH, IT, Finance

• Coordination avec de nombreux prestataires externes

• Rôle de référent services généraux et vie de bureau pour les sites en région

• Excellentes capacités d’organisation et de priorisation

• Sens du service et du collectif très développé

• Capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle

• Aisance relationnelle et communication efficace

• Maîtrise des outils bureautiques (Suite Office / Google Workspace)

• Anglais courant

• Proactivité et autonomie

• Sens pratique et orientation solutions

• Fiabilité, discrétion et professionnalisme

• Entreprise en forte croissance dans un secteur stratégique et innovant (cybersécurité)

• Poste central, transverse et très opérationnel

• Impact direct sur l’expérience collaborateur et la vie de l’entreprise.

Chez I-TRACING nous sommes avant tout des passionnés de cybersécurité, mais pas uniquement !

Choisir I-TRACING, c’est rejoindre une société :

• Qui fait du bien-être et de l’équilibre de vie de ses salariés une priorité, reconnue par le label Happy At Work

• Qui met en œuvre un accompagnement de proximité de chaque collaborateur par un manager technique, responsable d’une équipe à taille humaine. Celui-ci garantit le suivi de votre activité et le développement de votre carrière (plan de formation personnalisé, passage de certifications, évolution de carrière, mobilité interne).

• Qui vous ouvre des opportunités en France (Nantes, Lyon, Annecy & région parisienne) et à l’international (Montréal, Hong Kong, Malaisie, Suisse, Angleterre, Allemagne..)

• Dont l’expertise technique, l’engagement et le sens du service client sont reconnus sur le marché

• Aux valeurs fortes de cohésion, de curiosité, d’esprit d’initiative, de solidarité et de bienveillance

• Qui permet le financement de projets collaboratifs (teamstarter) pour animer le quotidien au travail et maintenir une ambiance chaleureuse.