Assistant de Gestion et Services Généraux H/F chez Bridge RH
Les missions du poste
Bridge RH, cabinet généraliste à taille humaine fondé en 2010 par des experts en recrutement.
Nous mettons notre expertise et nos conseils au service de nos candidats et de nos partenaires, notre objectif : créer de belles rencontres professionnelles.
Notre ADN repose sur des valeurs essentielles : bienveillance, confiance, engagement
Il n’y a qu’un pont à franchir ! Nous vous accompagnons
Au sein d’une structure à taille humaine +/- 50 collaborateurs, spécialisée dans la cloison de bureaux un nouveau challenge vous attend
Nous recherchons un(e) Assistant(e) administratif(ve) et services généraux en CDI
Rattaché(e) à la Direction Générale
Missions principales :
L’assistant(e) administratif(ve) et services généraux assure le bon fonctionnement administratif
de l’entreprise et le suivi des moyens généraux. Il/elle contribue à la gestion quotidienne du
bureau, au suivi des fournisseurs et des véhicules de société, ainsi qu’à l’accueil et la
communication interne.
Responsabilités et tâches :
Accueil et secrétariat général
– Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs et interlocuteurs extérieurs
– Gérer le courrier entrant et sortant : ouverture, tri, dispatch, affranchissement, dépôt à la poste
– Gérer les envois de colis et les commandes de timbres
– Rédiger, mettre en forme ou modifier les documents administratifs (devis, DPGF, courriers,
etc.)
– Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et comptables
Gestion administrative et comptable fournisseurs
– Réceptionner et dispatcher les factures fournisseurs
– Effectuer le rapprochement entre commandes, bons de livraison et factures
– Vérifier et saisir les factures dans le logiciel EBP
– Suivre le circuit de validation (services achats et travaux)
– Tenir à jour l’échéancier fournisseurs et préparer les parapheurs de paiement
– Enregistrer les règlements et effectuer le classement des factures réglées
– Assurer l’archivage comptable annuel
Suivi des véhicules et assurances
– Gérer la flotte automobile (voitures, scooter) : entretiens, contrôles techniques, sinistres
– Organiser les rendez-vous garages et assurer le suivi des réparations
– Suivre les contrats d’assurance : demandes de prix, déclarations de sinistres, gestion des
expertises
– Déclarer les kilométrages aux assureurs
– Émettre les refacturations internes liées à la flotte et aux locations de véhicules
Services généraux et logistique
– Gérer les commandes de fournitures de bureau et de produits d’entretien
– Assurer la gestion des badges d’accès
– Traiter les doléances des locataires et déclencher les interventions des prestataires
– Suivre et classer les procès-verbaux (PV) et en assurer le règlement ou la contestation
Le profil recherché
– Expérience de 3/5 ans minimum sur un poste similaire (PME, BTP, services ou industrie)
Compétences techniques
– Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook)
– Connaissance du logiciel EBP ou d’un ERP similaire appréciée
– Bonne expression écrite et orale
– Connaissance de base en comptabilité fournisseurs
Aptitudes personnelles
– Sens de l’organisation et rigueur
– Polyvalence, autonomie et discrétion
– Aisance relationnelle et esprit d’équipe
– Capacité à gérer les priorités et à travailler en transversal
Conditions du poste
– Contrat : CDI – 100% présentiel
– Temps de travail : Temps plein (39h)
Bienvenue chez Bridge RH
Bridge RH, cabinet généraliste à taille humaine fondé en 2010 par des experts en recrutement.
Nous mettons notre expertise et nos conseils au service de nos candidats et de nos partenaires, notre objectif : créer de belles rencontres professionnelles.
Notre ADN repose sur des valeurs essentielles : bienveillance, confiance, engagement
Il n’y a qu’un pont à franchir ! Nous vous accompagnons
Au sein d’une structure à taille humaine +/- 50 collaborateurs, spécialisée dans la cloison de bureaux un nouveau challenge vous attendNous recherchons un(e) Assistant(e) administratif(ve) et services généraux en CDI Rattaché(e) à la Direction GénéraleMissions principales : L’assistant(e) administratif(ve) et services généraux assure le bon fonctionnement administratif de l’entreprise et le suivi des moyens généraux. Il/elle contribue à la gestion quotidienne du bureau, au suivi des fournisseurs et des véhicules de société, ainsi qu’à l’accueil et la communication interne.Responsabilités et tâches : Accueil et secrétariat général – Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs et interlocuteurs extérieurs – Gérer le courrier entrant et sortant : ouverture, tri, dispatch, affranchissement, dépôt à la poste – Gérer les envois de colis et les commandes de timbres – Rédiger, mettre en forme ou modifier les documents administratifs (devis, DPGF, courriers, etc.) – Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et comptablesGestion administrative et comptable fournisseurs – Réceptionner et dispatcher les factures fournisseurs – Effectuer le rapprochement entre commandes, bons de livraison et factures – Vérifier et saisir les factures dans le logiciel EBP – Suivre le circuit de validation (services achats et travaux) – Tenir à jour l’échéancier fournisseurs et préparer les parapheurs de paiement – Enregistrer les règlements et effectuer le classement des factures réglées – Assurer l’archivage comptable annuelSuivi des véhicules et assurances – Gérer la flotte automobile (voitures, scooter) : entretiens, contrôles techniques, sinistres – Organiser les rendez-vous garages et assurer le suivi des réparations – Suivre les contrats d’assurance : demandes de prix, déclarations de sinistres, gestion des expertises – Déclarer les kilométrages aux assureurs – Émettre les refacturations internes liées à la flotte et aux locations de véhiculesServices généraux et logistique – Gérer les commandes de fournitures de bureau et de produits d’entretien – Assurer la gestion des badges d’accès – Traiter les doléances des locataires et déclencher les interventions des prestataires – Suivre et classer les procès-verbaux (PV) et en assurer le règlement ou la contestation