Assistant-e export / Assistant-e de direction (H/F) chez WECOLIS

WECOLIS est une entreprise d’affrètement de colis, créée en 2019, dans le but de faciliter les achats et l’envoi de marchandises entre différents pays. Les principales activités développées au sein de la structure sont : 1) Expédition de colis vers l’Afrique, par voie aérienne et maritime 2) Gestion des achats internationaux (en Europe et en Asie pour le compte de ses clients) 3) Location de conteneurs personnalisés 4) Déménagements internationaux Votre rôle consistera à venir en soutien à la Direction dans l’ensemble des tâches administratives et commerciales liées à l’activité. Acteur central dans le fonctionnement de l’entreprise, vous serez l’interface entre le client, les fournisseurs, les prestataires (transporteur, livreurs) et le pôle logistique. En communication constante avec différents interlocuteurs internes et externes, vous disposez d’une réelle aisance relationnelle et une capacité de travailler en équipe. MISSIONS DU POSTE – Relation clients et Communication Accueil physique et téléphonique des clients Réponses clients sur les différents canaux (What’s App, Facebook, Mails) Informer sur les procédures internes et règlementations relatives à l’activité Mise à jour et diffusion des documents de communication sur les différents canaux – Suivi et traitement des commandes de bout en bout Etablir les devis Prendre attache avec les fournisseurs Organiser la récupération des marchandises S’assurer de la réception et de la bonne gestion logistique des colis Traiter les commandes et facturer les clients, renseigner les paiements Suivi des documents d’exportation (regroupement, rédaction et transmission) aux partenaires (transporteurs, compagnies, douanes, fournisseurs) S’assurer de la bonne expédition dans le respect des procédures Faire le lien avec l’agence en charge de la réception et du suivi des commandes à l’étranger Gestion des litiges et remontée des informations à la hiérarchie – Suivi des envois de marchandises Effectuer les réservations auprès des différents partenaires Entretien une communication rapprochée et un suivi des différentes étapes d’un envoi Point comptable des différents envois – Prospection Recherche de nouveaux clients en France et à l’international Mettre en place de nouveaux outils physiques ou numériques de prospection clients Etudier de nouveaux marchés pour l’implantation de l’entreprise – Gestion globale Analyse des coûts et de l’évolution du marché Participe à la réflexion liée au développement de l’activité S’informe sur la concurrence Superviser l’activité dans son ensemble, application et mise à jour des procédures Gestion des achats à l’international pour le compte des clients Organiser la participation de l’entreprise aux rencontres business/représenter l’entreprise APTITUDES Sens des responsabilités et de l’initiative Maitrise des outils informatiques (logiciels de gestion clients, comptabilité, bureautique) Polyvalence et réactivité Autonomie, organisation, rigueur SAVOIR ÊTRE Ouverture d’esprit, curiosité Aisance relationnelle, esprit d’équipe Qualité d’écoute et de discernement Capacité d’adaptation EXPERTISE Capacité rédactionnelle, esprit de synthèse et d’analyse Bonne connaissance des outils du commerce international (incoterms, crédits documentaires), des règlementations douanières et du transport aérien, maritime et routier