Assistant(e) juridique et administratif(ve) (H/F) chez 31

VAUGHAN AVOCATS
Recherche pour le Département Corporate / M&A du bureau de TOULOUSE,
Un(e) assistant(e) juridique et administratif(ve)

VOS MISSIONS : au sein d’un Cabinet pluridisciplinaire composé d’équipes conviviales, bienveillantes et soudées, vous serez la véritable pierre angulaire du Département Corporate / M&A, composé d’un Associé et de quatre collaboratrices, et aurez en charge des missions variées, tant dans le domaine juridique qu’administratif.

Domaine Juridique :

Vous serez amené(e) à intervenir sur le secrétariat juridique et les opérations simplifiées (modification du siège social, de la dénomination, des dirigeants des sociétés etc.).

Dans ce cadre, vos missions consisteront, sous la supervision de l’associé et/ou des collaboratrices du département, à :
– rédiger la documentation juridique correspondante (convocations d’assemblées, procès-verbaux, actes divers, courriers divers…) ;
– être l’interface avec les clients, experts-comptables, commissaires aux comptes, afin de collecter les documents et informations nécessaires à la réalisation des opérations qui vous seront confiées ;
– lancer les signatures électroniques des documents juridiques préparés via la plateforme DocuSign ;
– archiver et classer numériquement les documents correspondants et les transmettre aux personnes impliquées dans le dossier ;
– la gestion et la mise à jour des registres des mouvements de titres et registres d’assemblées générales papiers et dématérialisés en gestion par le Cabinet ;
– transmettre et suivre le traitement des formalités par notre partenaire formaliste, ainsi qu’assurer le suivi avec les clients une fois les formalités finalisées.

Domaine Administratif :

Pour l’ensemble du Cabinet, lequel regroupe une douzaine de personnes :
– Vous assurerez l’accueil physique et téléphonique du Cabinet ainsi que la préparation de la salle de réunion lors des rendez-vous clients ;
– Vous serez en charge des moyens généraux du Cabinet (gestion de quelques fournisseurs (Orange etc.), des prestataires informatiques, ménages etc.) ainsi que des tâches de secrétariat classique (envoi et réception des courriers, reprographie, etc.).

Pour le Département Corporate / M&A uniquement, vous aurez serez en charge de :
– l’ouverture des dossiers informatiques et des comptes clients dans l’ERP du Cabinet (LOP de Wolters Kluwer) ;
– la sortie des éléments de préfacturation ainsi que l’établissement des factures selon les directives des avocats ;
– l’envoi des factures aux clients et la gestion des relances ;
– assurer l’interface avec l’Expert-Comptable du Cabinet : au niveau comptable : réconciliation mensuelle des comptes bancaires, transmission des factures fournisseurs, etc. / au niveau social : suivi des congés payés, et transmission des éléments nécessaires à l’établissement des bulletins de paye, etc. / au niveau financier : préparation des chèques et des virements à signer ou réaliser par l’Associé du Département ; Interface avec la responsable administrative et financière de Vaughan Paris pour la facturation des flux mensuels à l’association.

VOTRE PROFIL :

De formation BAC + 2, vous justifiez idéalement d’au moins 5 ans dans des fonctions similaires.

Vous avez une parfaite maîtrise du Pack Office et êtes à l’aise avec l’informatique en général de sorte que vous n’aurez aucune difficulté à vous adapter à nos logiciels professionnels.

Vous démontrez de grandes qualités dans les missions d’organisation et de coordination avec des contacts multiples.

Vous vous démarquez par votre aisance relationnelle et votre goût pour le travail en équipe. De plus, vous êtes animé(e) par le sens du service et faites preuve d’adaptabilité auprès d’interlocuteurs variés.

De nature autonome et proactive, vous savez prendre des initiatives et êtes force de solutions.

Une excellente expression écrite et une grande rigueur sont nécessaires.