Assistant administratif RH H/F chez Penelope Welcome

À propos de nous

#ambassadeurd’image depuis 50 ans, Pénélope, grâce à ses équipes, réinvente en permanence les métiers de l’accueil et de l’hospitality.

Si, comme nous, vous pensez que l’accueil est un vrai métier, utile et indispensable dans les entreprises, si monotonie ne fait pas partie de votre vocabulaire et si vous voulez intégrer une entreprise qui vous permettra d’exercer vos talents et d’évoluer, Alors rejoignez la #TeamPénélope !

Esprits curieux, adeptes de la découverte et de l’enrichissement des compétences, nos métiers sont faits pour vous !

Notre entreprise est handi-accueillante

Mission

Nous recherchons un(e) Assistant(e) administratif(ve) pour l’un de nos clients, spécialisé dans le domaine de l’apprentissage, dont la mission est de former des professionnels compétents et de contribuer à l’amélioration continue de leurs compétences dans ces domaines.

Vos principales missions :

En tant qu’Assistant(e) Administratif(ve), vous jouerez un rôle central dans la gestion administrative et logistique du centre de formation. Sous la responsabilité du Directeur du centre de formation, vous serez également en charge du suivi administratif des stagiaires en lien avec leurs entreprises d’accueil. Vos missions principales seront :

• 1. Gestion Administrative Générale :

  o Assurer l’accueil téléphonique et physique des apprenants, formateurs et partenaires.

  o Gérer les inscriptions des apprenants et leur dossier administratif (contrats, conventions, financements).

  o Assurer la préparation, l’envoi et le suivi des documents administratifs (convocations, attestations, certificats).

  o Coordonner les plannings de formation et les agendas des formateurs.

  2. Suivi des Stagiaires en Entreprise :

  o Assurer la liaison administrative avec les entreprises d’accueil des stagiaires.

  o Suivre les présences et absences des stagiaires, et informer les entreprises d’accueil en cas de besoin.

  o Gérer les conventions de stage et s’assurer du bon déroulement administratif des périodes en entreprise.

  o Maintenir à jour les fichiers de suivi des stagiaires, en collaboration avec les entreprises d’accueil.

  3. Support Logistique :

  o Organiser les sessions de formation : réservation des salles, commande de matériel, impression des supports pédagogiques.

  o Gérer les fournitures de bureau et le matériel nécessaire au bon déroulement des formations.

  o Assurer le suivi et la gestion des relations avec les fournisseurs.

  o Assurer le suivi du bon fonctionnement et de l’approvisionnement des distributeurs

  4. Gestion des Relations Apprenants :

  o Être le point de contact privilégié pour les apprenants en ce qui concerne les questions administratives et organisationnelles.

  o Participer activement à la satisfaction des apprenants en veillant à la qualité de l’accueil et à la fluidité des informations transmises.

  5. Soutien à la Communication :

  o Contribuer à la mise à jour des supports de communication (brochures, site internet, réseaux sociaux).

  o Participer à l’organisation d’événements internes (réunions d’information, journées portes ouvertes).

Profil

• Formation : Bac+2 minimum en gestion administrative, assistanat de direction ou équivalent.
• Expérience : Expérience de 2 ans minimum dans un poste similaire, idéalement dans le secteur de la formation ou de l’éducation.
• Compétences Techniques :

o Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).

o Connaissance des logiciels de gestion de la formation est un plus.

• Compétences Comportementales :

o Excellent sens de l’organisation et rigueur administrative.

o Aisance relationnelle, avec un fort sens de l’accueil et du service.

o Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à prioriser.

o Esprit d’initiative et autonomie.

Avantages

• Participation active au développement d’un centre de formation en pleine expansion.
• Environnement de travail collaboratif et dynamique.
• Opportunités d’évolution au sein de l’organisation.