Assistant chef de projet - H/F chez GL EVENTS

Groupe intégré des métiers de l’événement, le Groupe GL events se développe sur trois grands segments : l’organisation d’événements, la gestion d’espaces événementiels et la production et mise à disposition de services pour les salons, congrès et événements.

La multiplicité des métiers exercés, des marchés, des sites géographiques, la forte culture de service dédiée aux clients ont conduit GL events à retenir un mode d’organisation fondé sur des centres de profits à taille humaine, privilégiant l’épanouissement professionnel de chacun, et la proximité de la relation avec les clients. L’autonomie et le sens des responsabilités sont deux valeurs essentielles dans la gestion des ressources humaines.

C’est principalement sur ces valeurs que GL events s’appuie pour mener le développement de ses activités (750 millions d’€ en 2021 et 1,2 milliard d’€ de Chiffre d’affaires en 2019) à l’aide de ses 4 700 collaborateurs présent dans plus de 90 pays dans le monde.

Poste:

Rattaché(e) à la Directrice de projet, l’assistant chef de projet participe dans la globalité à l’élaboration et à la production des projets de l’équipe. A partir d’un dossier technique ou de la présentation d’un projet, il/elle assiste l’équipe à prévoir et organiser les moyens matériels et humains permettant l’exécution des travaux dans les meilleures conditions. Il/elle assiste le chef de projet dans la conception, la coordination et le suivi opérationnel d’événements, principalement des salons professionnels, en lien avec les clients, les prestataires et les équipes internes.

Ses missions sont :

Préparation du salon

• Contribution à la rédaction du cahier des charges et à l’élaboration du rétroplanning
• Identification et consultation de prestataires (standistes, traiteurs, techniques, etc.)
• Suivi des devis, contrats et bons de commande
• Appui à la création des supports de communication (invitations, livrets, plans, signalétique…)

Coordination des exposants et partenaires

• Suivi de la gestion des inscriptions
• Appui administratif : contrats, facturation, accréditations

Logistique événementielle

• Organisation des réunions de production
• Préparation logistique : badges, kits exposants, accueil, régie…
• Suivi du montage et démontage
• Présence sur site et gestion des imprévus

Suivi de la personnalisation et du branding

• Élaboration et suivi du tableau de personnalisation
• Coordination avec l’imprimeur et le graphiste, vérification des livrables

Suivi budgétaire et post-événement

• Contribution au suivi budgétaire
• Reporting et bilan post-événement
• Recueil et synthèse des retours des exposants et visiteurs

Cette liste est remise à titre indicatif, elle n’est pas exhaustive ni limitative et le salarié pourra être amené à effectuer différents travaux entrant dans le cadre de ses qualifications et confiés par sa hiérarchie ou la Direction Générale.

Profil:

Vous justifiez d’une première expérience en événementiel ou en gestion de projet. Organisé(e), rigoureux(se) et polyvalent(e), vous maîtrisez les outils bureautiques (Pack Office) ainsi que des outils de gestion de projet (Trello, Notion…).

Votre excellent relationnel, votre sens du service client et votre aisance rédactionnelle – notamment une orthographe irréprochable – sont des atouts essentiels pour ce poste.

Un niveau d’anglais professionnel est souhaité selon les projets.

Autres informations:

Lieu de travail :

Poste basé à Paris (75005)

Statut : Non cadre

Convention collective : Création de l’évènement