Office Manager - Assistante de Direction H/F chez Efrapo

Les missions du poste

EFRAPO est une société familiale à taille humaine.

Professionnel dans le négoce de produits de transmission de puissance nous vendons des composants dans les gammes

– Mécanique (roulements, courroies, chaînes…)
– Pneumatique (vérins, raccords…)
– Hydraulique (flexibles, moteurs…)
– Electromécanique (motoréducteurs, variateurs…)

Notre société, par des solutions techniques et logistiques adaptées aux besoins de notre clientèle, accompagne et anticipe le développement du monde industriel en collaboration étroite avec nos fournisseurs fabricants.

Rattaché(e) au Dirigeant d’Efrapo, et en étroite collaboration avec le CODIR et les managers d’agence, vous accompagnez, facilitez et optimisez la gestion administrative et organisationnelle de leurs activités.

Véritable pivot interne, vous apportez un rôle de coordination et assurez le suivi de l’ensemble des missions qui vous sont confiées, avec rigueur, discrétion et sens du service.

– En matière d’assistanat :

Vous assurez l’organisation des déplacements professionnels et assurez celle des réunions internes ou externes (réservation et/ou préparation des salles, hôtels, restaurants, transports). Votre esprit synthétique et vos qualités rédactionnelles vous permettront de rédiger les compte rendus de réunions stratégiques (AUDIT, CSE, etc.) auquel vous assisterez.

– En matière de communication – événementiel

Vous mettez en place des supports de communication pour animer la communication interne voire externe (Linkedin, Newletter, etc). Vous prenez en charge la préparation logistique des différents événements professionnels (évènements internes, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques, voeux…). Vous assurez le dispatch du courrier et la transmission des informations aux services concernés.

– En matière de support logistique

Vous veillez à la disponibilité des ressources matérielles courantes, effectuez les commandes et contrôler la réception. Vous assurez le suivi du matériel informatique et de téléphonie de la société. Vous veillez à la bonne image des locaux et des salles de réunions.

– En matière de contribution au système de management de la qualité

Vous effectuerez les audits dans le cadre des certifications et vous assurerez de la mise en oeuvre et du suivi des actions identifiées. Vous prendrez en charge la gestion et l’actualisation de la documentation professionnelle et réglementaire. Vous rassemblez et mettez en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…).

– En matière de ressources humaines

vous prendrez en charge la gestion de la cantine du siège et celle des TR pour les agences. Vous travaillerez en lien étroit avec la DRH sur l’organisation des parcours d’intégration des nouveaux salariés, les visites médicales ou encore l’organisation logistique et le suivi administratif des formations.

Enfin, vous pourriez également apportez un support au service comptable dans le traitement des notes de frais, facturation des frais généraux, ou encore un appui ponctuel à l’administration des ventes.

Le profil recherché

Vous recherchez un poste clé, dans une entreprise familiale, solide et humaine ?

Vous avez démontré une capacité d’anticipation, un esprit pratique, un sens du service et un goût prononcé pour les relations humaines de proximité ? Candidatez !

Votre profil :
Bac +2/3 (Assistanat de direction ou équivalent).
– 5 à 8 ans d’expérience dans un rôle d’assistanat de direction.
– Pratique confirmée des missions proposées dans un environnement international

Compétences techniques

– Maîtrise parfaite du français et de l’anglais (écrit et oral).
– Excellente maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
– Connaissance des outils collaboratifs (Google Meet, SharePoint…).
– Créativité

Soft skills

– Organisation fine des priorités.
– Rigueur, fiabilité, autonomie.
– Proactivité, réactivité.
– Sens aigu de la confidentialité et de la diplomatie.
– Aisance relationnelle avec des interlocuteurs variés, y compris au plus haut niveau.

Bienvenue chez Efrapo

EFRAPO est une société familiale à taille humaine.

Professionnel dans le négoce de produits de transmission de puissance nous vendons des composants dans les gammes

– Mécanique (roulements, courroies, chaînes…)
– Pneumatique (vérins, raccords…)
– Hydraulique (flexibles, moteurs…)
– Electromécanique (motoréducteurs, variateurs…)

Notre société, par des solutions techniques et logistiques adaptées aux besoins de notre clientèle, accompagne et anticipe le développement du monde industriel en collaboration étroite avec nos fournisseurs fabricants.

Mais aussi…

RTT

Salaire fixe sur 12 mois + primes annuelles (1.5 mois)

Restauration d’entreprise

Mutuelle assumée à 90% par l’employeur

Prévoyance assumée à 100% par l’employeur

Parcours d’intégration

Rattaché(e) au Dirigeant d’Efrapo, et en étroite collaboration avec le CODIR et les managers d’agence, vous accompagnez, facilitez et optimisez la gestion administrative et organisationnelle de leurs activités.Véritable pivot interne, vous apportez un rôle de coordination et assurez le suivi de l’ensemble des missions qui vous sont confiées, avec rigueur, discrétion et sens du service.- En matière d’assistanat :Vous assurez l’organisation des déplacements professionnels et assurez celle des réunions internes ou externes (réservation et/ou préparation des salles, hôtels, restaurants, transports). Votre esprit synthétique et vos qualités rédactionnelles vous permettront de rédiger les compte rendus de réunions stratégiques (AUDIT, CSE, etc.) auquel vous assisterez.- En matière de communication – événementielVous mettez en place des supports de communication pour animer la communication interne voire externe (Linkedin, Newletter, etc). Vous prenez en charge la préparation logistique des différents événements professionnels (évènements internes, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques, voeux…). Vous assurez le dispatch du courrier et la transmission des informations aux services concernés.- En matière de support logistiqueVous veillez à la disponibilité des ressources matérielles courantes, effectuez les commandes et contrôler la réception. Vous assurez le suivi du matériel informatique et de téléphonie de la société. Vous veillez à la bonne image des locaux et des salles de réunions.- En matière de contribution au système de management de la qualitéVous effectuerez les audits dans le cadre des certifications et vous assurerez de la mise en oeuvre et du suivi des actions identifiées. Vous prendrez en charge la gestion et l’actualisation de la documentation professionnelle et réglementaire. Vous rassemblez et mettez en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…).- En matière de ressources humainesvous prendrez en charge la gestion de la cantine du siège et celle des TR pour les agences. Vous travaillerez en lien étroit avec la DRH sur l’organisation des parcours d’intégration des nouveaux salariés, les visites médicales ou encore l’organisation logistique et le suivi administratif des formations.Enfin, vous pourriez également apportez un support au service comptable dans le traitement des notes de frais, facturation des frais généraux, ou encore un appui ponctuel à l’administration des ventes.