Assistant·e de Direction H/F chez Safran
Les missions du poste
Safran est un groupe international de haute technologie opérant dans les domaines de l’aéronautique (propulsion, équipements et intérieurs), de l’espace et de la défense. Sa mission : contribuer durablement à un monde plus sûr, où le transport aérien devient toujours plus respectueux de l’environnement, plus confortable et plus accessible. Implanté sur tous les continents, le Groupe emploie 100 000 collaborateurs pour un chiffre d’affaires de 27,3 milliards d’euros en 2024, et occupe, seul ou en partenariat, des positions de premier plan mondial ou européen sur ses marchés.
Safran est la 2ème entreprise du secteur aéronautique et défense du classement « World’s Best Companies 2024 » du magazine TIME.
Parce que nous sommes persuadés que chaque talent compte, nous valorisons et encourageons les candidatures de personnes en situation de handicap pour nos opportunités d’emploi
L’assistant(e) de direction travaille au sein de la DRHS et de son équipe. Il/Elle assiste l’équipe de direction pour faciliter la mise en oeuvre de leurs missions,
prend en charge les tâches organisationnelles, recherche et transmet l’information, résout les problèmes pratiques ou secondaires afin de faciliter le fonctionnement de l’équipe.
Rôle & Responsabilités
L’assistant(e) de direction pilote l’ensemble des activités de support contribuant au bon fonctionnement de la Direction à laquelle elle est rattachée. Il/Elle est responsable des missions suivantes :
Équipe de direction
Gestion de l’agenda du Directeur et prise en charge des demandes externes de planification de réunions
Assistance à l’équipe managériale dans ses opérations quotidiennes
Rédaction des lettres de nomination de l’équipe en liaison avec l’équipe RH.
Collecte et diffusion des faits marquants de sa direction, conformément aux pratiques de Safran et sous le contrôle du Directeur.
Par ailleurs, l’assistant(e) de direction organise et accompagne les réunions
hebdomadaires et mensuelles du Comité exécutif auquel elle est rattachée, rédige les comptes rendus et gère le plan d’action et d’amélioration du département. À ce titre, il/elle effectue un suivi périodique, suit l’avancement des actions et fournit des mises à jour régulières de l’état d’avancement.
Opérations
Gestion de l’ensemble du courrier du service : réception et distribution rapide,
gestion des courriers suivis via DHL, FedEx, etc.
Mise à jour et diffusion de la présentation standard de l’organisation du service et des présentations marketing internes et externes.
Gestion de la liste actualisée du personnel de la Direction et création des listes de diffusion correspondantes,
Gestion de l’intégration des nouveaux membres de l’équipe sur le site, en liaison
avec les équipes RH et l’équipe informatique afin de faciliter leur organisation physique et administrative.
Gestion des événements internes et externes (séminaires, réunions, cérémonies de remise de prix etc.).
Accueil des visiteurs internes et externes.
Gestion des voyages complexes et des demandes de visas.
Gestion des mandats des filiales et signature des délégations au sein de l’équipe de direction.
Soutien à la mise en oeuvre des actions de communication, y compris la logistique associée : organisation d’événements internes à la
direction. Publication/mise à jour des pages liées à la Direction sur Insite
Création des demandes d’achat pour la Direction dans l’outil dédié et gestion des réceptions correspondantes notamment dans SAP.
Assistance à l’administration des sites SharePoint.
Le profil recherché
Compétences et aptitudes en leadership
Reconnu(e) pour votre accessibilité et votre réactivité, votre éthique et votre proactivité,
vous saurez anticiper ou alerter les managers sur les problèmes ou situations
nécessitant une attention particulière.
Orienté(e) service et résolution de problèmes.
Autonome et assertif(ve).
Excellentes compétences en communication et relations interpersonnelles.
Sens de l’organisation et rigueur.
Travaillant en collaboration, le/la candidat(e) devra être orienté(e) client et axé(e) sur le service. Une forte capacité de travail et d’adaptation est essentielle. Ce poste exige discrétion et un grand sens de la confidentialité.
Qualifications
Niveau Bac +2/3, formation en Administration du Personnel / Management / Assistanat
5 à 7 ans d’expérience dans une fonction similaire
Maîtrise du français et de l’anglais
Connaissance des logiciels ERP (SAP, BAAN)
Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office, notamment Outlook, Excel, Word et
PowerPoint.
Bienvenue chez Safran
Safran est un groupe international de haute technologie opérant dans les domaines de l’aéronautique (propulsion, équipements et intérieurs), de l’espace et de la défense. Sa mission : contribuer durablement à un monde plus sûr, où le transport aérien devient toujours plus respectueux de l’environnement, plus confortable et plus accessible. Implanté sur tous les continents, le Groupe emploie 100 000 collaborateurs pour un chiffre d’affaires de 27,3 milliards d’euros en 2024, et occupe, seul ou en partenariat, des positions de premier plan mondial ou européen sur ses marchés.
Safran est la 2ème entreprise du secteur aéronautique et défense du classement « World’s Best Companies 2024 » du magazine TIME.
Parce que nous sommes persuadés que chaque talent compte, nous valorisons et encourageons les candidatures de personnes en situation de handicap pour nos opportunités d’emploi
L’assistant(e) de direction travaille au sein de la DRHS et de son équipe. Il/Elle assiste l’équipe de direction pour faciliter la mise en oeuvre de leurs missions,prend en charge les tâches organisationnelles, recherche et transmet l’information, résout les problèmes pratiques ou secondaires afin de faciliter le fonctionnement de l’équipe.Rôle & ResponsabilitésL’assistant(e) de direction pilote l’ensemble des activités de support contribuant au bon fonctionnement de la Direction à laquelle elle est rattachée. Il/Elle est responsable des missions suivantes :Équipe de direction Gestion de l’agenda du Directeur et prise en charge des demandes externes de planification de réunions Assistance à l’équipe managériale dans ses opérations quotidiennes Rédaction des lettres de nomination de l’équipe en liaison avec l’équipe RH. Collecte et diffusion des faits marquants de sa direction, conformément aux pratiques de Safran et sous le contrôle du Directeur.Par ailleurs, l’assistant(e) de direction organise et accompagne les réunionshebdomadaires et mensuelles du Comité exécutif auquel elle est rattachée, rédige les comptes rendus et gère le plan d’action et d’amélioration du département. À ce titre, il/elle effectue un suivi périodique, suit l’avancement des actions et fournit des mises à jour régulières de l’état d’avancement.Opérations Gestion de l’ensemble du courrier du service : réception et distribution rapide,gestion des courriers suivis via DHL, FedEx, etc. Mise à jour et diffusion de la présentation standard de l’organisation du service et des présentations marketing internes et externes. Gestion de la liste actualisée du personnel de la Direction et création des listes de diffusion correspondantes, Gestion de l’intégration des nouveaux membres de l’équipe sur le site, en liaisonavec les équipes RH et l’équipe informatique afin de faciliter leur organisation physique et administrative. Gestion des événements internes et externes (séminaires, réunions, cérémonies de remise de prix etc.). Accueil des visiteurs internes et externes. Gestion des voyages complexes et des demandes de visas. Gestion des mandats des filiales et signature des délégations au sein de l’équipe de direction. Soutien à la mise en oeuvre des actions de communication, y compris la logistique associée : organisation d’événements internes à ladirection. Publication/mise à jour des pages liées à la Direction sur Insite Création des demandes d’achat pour la Direction dans l’outil dédié et gestion des réceptions correspondantes notamment dans SAP. Assistance à l’administration des sites SharePoint.