Secrétaire de direction mutualisée F/H - EC20698 chez CONSEIL DEPARTEMENTAL DU VAL D OISE
Descriptif et missions
Le Conseil départemental du Val d’Oise, recrute pour la Direction des routes départementales, une secrétaire mutualisée ayant pour mission d’apporter une aide permanente aux services en termes de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers.
Assurer la partie administrative des relations des services et de ses agents avec les différents interlocuteurs des autres services de la collectivité.
En priorité : secrétaire mutualisée des services :
- Ressources Techniques
- Gestion et Entretien des Routes
En intérim : secrétaire du service Etudes, Projets et Travaux
- Assure l’accueil téléphonique, le filtrage et l’orientation
- Gère les agendas des chefs de services, organise les réunions et rendez-vous de recrutement
- Référent Elise pour les services (agent « ressource » en appui des services, appui de suivi hebdomadaire, tableaux de bord, relances…)
- Gère le courrier Elise (mise en forme, choix des formules de politesse, circuit de validations, classement…)
- Gère le courrier papier (mise en forme suivi des validations, envoi, dispatch des courriers arrivés…)
- Gère les commandes de fournitures, et les demandes d’interventions (entretien des locaux, interventions techniques…)
- Prise de note, rédaction et diffusion des rapports et compte-rendu de réunions
- Veille au respect des échéances des notes et courriers
- Traitement et suivi des feuilles d’heures en parapheur électronique IXBUS
- Gère les congés/absences pour les agents des services
- Gère des tâches logistiques diverses : commande de fourniture, gestion des imprimantes et photocopieur, classement, archivage
- Appui administratif divers pour les agents des services
Profil recherché
Compétences requises :
Technique :
- Aptitudes et connaissances des techniques de secrétariat
- Qualités rédactionnelles
- Capacité d’organisation et de planification
- Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Elise, IXBUS
Relationnel :
- Savoir travailler en équipe
- Sens de l’organisation
- Rigueur, discrétion, écoute et respect de la confidentialité
- Qualité relationnelle
Connaissances :
- Connaître les règles de fonctionnement de l’institution et des collectivités territoriales
- Connaître l’outil informatique
Profil :
Baccalauréat
Poste ouvert aux adjoints administratifs.
Avantages liés au poste
Avantages collectifs au travail
Description de la collectivité
Résolument tourné vers l’avenir, le Val d’Oise a fait de l’innovation et de la valorisation des compétences de ses collaborateurs un marqueur du Département. Fort de la création d’une Ecole du Management par l’Innovation, d’une charte sur le télétravail, le Département du Val d’Oise concilie dynamisme et qualité de vie au travail.
Au quotidien, le Conseil départemental valorise ses atouts pour développer son économie locale et favoriser l’accès à un emploi durable.
Le Département du Val d’Oise, ce sont 3600 agents répartis sur tout le territoire et plus de 150 métiers différents au service des valdoisiens.
Vous souhaitez participer à nos projets ? Rejoignez-nous !
Descriptif et missions
Le Conseil départemental du Val d’Oise, recrute pour la Direction des routes départementales, une secrétaire mutualisée ayant pour mission d’apporter une aide permanente aux services en termes de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers.
Assurer la partie administrative des relations des services et de ses agents avec les différents interlocuteurs des autres services de la collectivité.
En priorité : secrétaire mutualisée des services :
- Ressources Techniques
- Gestion et Entretien des Routes
En intérim : secrétaire du service Etudes, Projets et Travaux
- Assure l’accueil téléphonique, le filtrage et l’orientation
- Gère les agendas des chefs de services, organise les réunions et rendez-vous de recrutement
- Référent Elise pour les services (agent « ressource » en appui des services, appui de suivi hebdomadaire, tableaux de bord, relances…)
- Gère le courrier Elise (mise en forme, choix des formules de politesse, circuit de validations, classement…)
- Gère le courrier papier (mise en forme suivi des validations, envoi, dispatch des courriers arrivés…)
- Gère les commandes de fournitures, et les demandes d’interventions (entretien des locaux, interventions techniques…)
- Prise de note, rédaction et diffusion des rapports et compte-rendu de réunions
- Veille au respect des échéances des notes et courriers
- Traitement et suivi des feuilles d’heures en parapheur électronique IXBUS
- Gère les congés/absences pour les agents des services
- Gère des tâches logistiques diverses : commande de fourniture, gestion des imprimantes et photocopieur, classement, archivage
- Appui administratif divers pour les agents des services
Profil recherché
Compétences requises :
Technique :
- Aptitudes et connaissances des techniques de secrétariat
- Qualités rédactionnelles
- Capacité d’organisation et de planification
- Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Elise, IXBUS
Relationnel :
- Savoir travailler en équipe
- Sens de l’organisation
- Rigueur, discrétion, écoute et respect de la confidentialité
- Qualité relationnelle
Connaissances :
- Connaître les règles de fonctionnement de l’institution et des collectivités territoriales
- Connaître l’outil informatique
Profil :
Baccalauréat
Poste ouvert aux adjoints administratifs.
Avantages liés au poste
Avantages collectifs au travail
Description de la collectivité
Résolument tourné vers l’avenir, le Val d’Oise a fait de l’innovation et de la valorisation des compétences de ses collaborateurs un marqueur du Département. Fort de la création d’une Ecole du Management par l’Innovation, d’une charte sur le télétravail, le Département du Val d’Oise concilie dynamisme et qualité de vie au travail.
Au quotidien, le Conseil départemental valorise ses atouts pour développer son économie locale et favoriser l’accès à un emploi durable.
Le Département du Val d’Oise, ce sont 3600 agents répartis sur tout le territoire et plus de 150 métiers différents au service des valdoisiens.
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